Qui n’a pas connu ces petits moments difficiles en début de réunion.

La dynamique d’une réunion à distance se joue à la préparation mais aussi dès les premières minutes. Si l’ambiance, la dynamique et le sourire sont présents c’est l’occasion de bien se lancer.

Le but ici n’est pas de faire participer toute le monde comme à un Ice Breaker mais bien de créer cette petite dynamique. Participe qui veut.

Cela permettra aux retardataires de se connecter et de profiter de ces quelques minutes avant la bataille 🙂

Je vois régulièrement à distance, des petits moments génants au démarrage. Les personnes surfent de réunions en réunions, et se coupe ainsi du groupe. Certaines réunions sont très peu participatives et ce, pour diverses raisons (engagements, règles non partagées, …)

Il existe de nombreuses manières pour créer un cadre agréable et avoir ainsi des réunions efficaces ; dans cet article je vous poste des petites astuces pour bien démarrer une réunion.

Ces petites astuces sont très rapides à mettre en place. Max 5 minutes.

L’occasion de faire patienter les premiers arrivants.

Alors si vous êtes « l’animateur » ou le facilitateur d’une réunion, cette liste dynamisera vos démarrages de réunions.

La liste des 11 astuces

📌 Racontez un petit moment gênant d’une de vos réunions et proposez aux participants de le faire aussi.

📌 Testez l’IEP : un moyen rapide d’obtenir un état de santé de votre équipe ( Comment va mon équipe ? )

📌 Demandez aux participants de partager rapidement une image qui caractérise leurs états d’esprits (avec une affiche de film, un smiley …)

📌 Partagez un nouvel outil que vous avez pu tester.

📌 Partagez un lien d’un site internet super sympa. Chaque participant pourra lui aussi en proposer.

📌 Racontez une petite blague ou une petite devinette et/ou demandez aux membres du groupe d’en proposer aussi.

📌 Demandez de partager une petite anecdote (une réunion, un atelier, un échange …)

📌 Proposez aux participants d’écrire un mot dans le chat ; à une autre personne (qui se désignera d’elle même) d’écrire un mot à la suite etc… l’objectif étant de créer une petite histoire.

📌 Si vous êtes en visio, un petit Shifumi (Pierre, Feuille, Ciseau) marche très bien aussi.

📌 Partagez votre écran et jouez rapidement à GeoUser. Site qui affiche la photo issue de Google Maps d’un lieu que vous devez réussir à positionner sur une carte. https://www.geoguessr.com/.

📌 Si vous souhaitez réaliser un petit tour de table virtuel, proposez d’allumer la caméra pour que chacun se présente. Ajoutez une règle simple en plus ; que chacun se présente accompagné d’un objet qui le caractérise le plus. Cela rend l’approche moins conventionnelle.

Ces idées peuvent paraitre bêtes à exécuter; testez et vous verrez comment la dynamique dans vos réunions changera.

Ne forcez personne à faire ce genre d’exercices, le résultat pourrait être contre productif.

Si vous cherchez des idées d’icebreaker, consultez le livre « Ice Breaker Cook Book ».

Ce dernier propose une approche pour bien choisir ses brise-glaces : https://coach-agile.com/produit/ice-breaker-cook-book/

Que pensez-vous de ce genre d’article ?

Insuffle vous propose une approche simple et rapide à mettre en place afin de créer une discussion autour de « l’énergie » des membres d’une équipe..

Comment va mon équipe ? C’est une question que l’on se pose souvent en tant que scrum master, facilitateur, coach agile, formateur, membre de l’équipe, manager …

Mais comment répondre à cette dernière sans y passer des heures et en protégeant ses membres:

Encore un mood en mode Smiley ou Niko Niko ?
Hé bah non ! 🙂

Dans cette approche sur l’énergie de l’équipe nous aborderons 3 aspects:

Intellectuel
Emotionnel
Physique

Selon nous, ce sont les 3 grands critères qui permettent de définir et de répondre rapidement à une question du type « comment allons-nous ou comme je vais maintenant ? »

🧠 La facette intellectuelle représente son état face à l’apprentissage actuel, son intérêt, l’attrait pour les sujets en cours… Cette partie intellectuelle peut aussi correspondre à un besoin de monter en compétences ou en challenge. Ex: une personne sénior sur un sujet placé dans un contexte non stimulant, le risque est alors que le niveau intellectuel soit bas.

❤️ Le pan émotionnel est plus personnel . Suis-je motivé par ce que je fais ? Comment je me sens dans mon contexte ?

L’émotion joue un rôle important dans la vie de tous les jours. Les émotions nous animent pleinement. Que cela soit chez soit, entre amis, au travail, dans les transports …. nous sommes des êtres d’émotions. Qu’on le veuille ou non ! (Je vous invite à lire le livre de David K)

💪🏼 Et enfin, la partie physique. Comment suis aujourd’hui ? En forme ? Fatigué ? Malade? Courbaturé par mon sport de la veille ?

Malgré une différenciation des 3 aspects, ils sont bien interconnectés. Un état physique plutôt bas risque d’impacter l’émotionnel et par ricochet l’intellectuel.

Nous vous présentons donc le triangle I.E.P.

Comment ça se passe ?

👉🏼 Que cela soit à distance ou en physique, demandez au/aux participant(s) de prendre un postit.

👉🏼 Demandez leur de dessiner un triangle (comme sur le Sketchnote au dessus),

👉🏼 En haut du triangle écrivez un I, en bas à gauche un E et à droite un P.

I représente votre état intellectuel

E représente votre état émotionnel

P représente votre état physique

👉🏼 Demandez à chaque individu de noter ces 3 angles d’une note allant de 1 à 5.

5 étant le top !

Et 1 l’extrême inverse (et nous vous invitons à clairement dire « extrême inverse ». Objectif : ne pas transférer son avis et son jugement sur cette échelle.)

👉🏼 Pour les notes , proposez aux participants des chiffres ronds. Il faut prendre part 🙂

👉🏼 Enfin, demandez leur d’indiquer au centre du triangle la note la plus basse qu’ils auront mise.

En option ;

Ajouter le prénom de la personne sur ce postit
Pour chaque note, leur demander de trouver un synonyme de cet état.

Soyez créatifs 🙂

👉🏼 Une fois que chacun a terminé son triangle I.E.P, proposez à chaque personne de venir le présenter. Le but n’est pas de se justifier mais bien de partager ses états.

Que vous soyez animateurs, facilitateurs, managers, coachs … facilitez les échanges mais quoi qu’il arrive cela doit se faire au sein d’un cadre de sécurité psychologique. Pas de stress. Pas de critique. Pas de remarque. Pas de moquerie…surtout venant de vous. Soyez le plus neutre possible. Et prenez le temps de remercier chaque participant.

Elle/Il a donné un peu de sa personne.

Ne rêvez plus, agissez !
Votre atelier collaboratif sur mesure n’attend que votre ambition pour changer le jeu.

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Cet exercice place les participants dans l’empathie les uns envers les autres. Moyen simple de comprendre l’empathie: « C’est se mettre dans les baskets de quelqu’un d’autre sans pour autant se prendre ses mycoses 🙂 »

D’accord c’est bien gentil tout ça mais dans quels contextes l’utiliser ? Nous vous partageons quelques exemples d’utilisation que nous avons pu faire du triangle I.E.P. L’occasion de réussir l’inclusion des individus !

Lors d’un échange entre un manager et un de ses collaborateurs. Les deux font l’exercice.
Réunion de Codir / Comex au lancement de la semaine.
Pour débuter une réunion d’équipe
Pour se lancer dans une rétrospective
Pour débuter une journée de formation
…

Ce triangle I.E.P permettra donc aux individus d’une équipe de « capter » l’état actuel de leur collègue. Nous vous invitons à prendre le temps nécessaire afin de savoir comment il serait possible de soulager, aider, apprendre … en fonction des notes plutot basses de son équipe.

Exemple : si un membre met une note de 1 pour l’un des trois points, comment pourrions-nous l’aider pour le soulager ?

Une fois, lors d’une réunion de Codir, un des directeurs a proposé à un collaborateur de venir l’aider dans certaines de ses taches pour que son niveau émotionnel remonte. Il y avait un conflit dans ses équipes et il avait du mal à communiquer avec certaines personnes.

Autre exemple : au début de l’article nous parlions d’une personne senior qui n’est pas dans un contexte de challenge suffisant. Il serait possible par exemple (si cette personne est d’accord) qu’elle aide un junior en le formant, mentorant.

Cône d’apprentissage

Ci-dessous voici un exemple de cône d’apprentissage. Entre le challenge et la connaissance chacun d’entre nous essaye de trouver un équilibre constant pour être dans sa zône de motivation.

A vous de suivre l’évolution de l’IEP ! Attention néanmoins à ne pas faire du flicage. L’objectif est bien d’aider une équipe et des individus et non pas de faire du tracking. Il ne s’agit pas de dire: « Comment peux-tu dire que ce n’est pas intéressant ? » mais plutôt « Comment puis-je t’aider à ce que cela soit plus intéressant ? qu’aimerais-tu changer pour que cela soit intéressant ? »

De nombreux managers que nous accompagnons font cet exercice une fois par semaine.

N’hésitez pas à abuser de ce triangle I.E.P. Par retour d’expérience il est simple à utiliser et permet à tout un chacun de s’exprimer comme il le souhaite dans un cadre sécurisé d’échanges.

Voici un exemple du suivi :

Besoin d’animer un triangle I.E.P chez vous ? Prenons rendez-vous ensemble 👇🏼