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Auteur/autrice : Yoan Lureault
Le terme « sketchnoting » est dérivé de la combinaison de deux mots anglais : « sketch » qui signifie esquisser, dessiner, gribouiller et « note taking », c’est-à-dire une manière de décrire la façon dont les gens créent des représentations graphiques pendant qu’ils écoutent ou, dans d’autres cas, animent des réunions et/ou des ateliers.
Qu’est-ce que le sketchnoting ?
Le sketchnoting est l’une des diverses disciplines regroupées sous l’appellation de techniques de « facilitation graphique » telles que le scribing (ou enregistrement graphique), le mindmapping, etc. L’objectif de toutes ces techniques est de faciliter une réunion ou une conférence par une prise de notes plus dynamique et visuellement plus attrayante que la prise de notes traditionnelle.
Les sketchnotes sont une combinaison de dessins et de prise de notes. Il s’agit de notes visuelles prises au cours d’une conférence, d’une réunion, d’un entretien ou d’une interview. Elles combinent texte et dessins afin d’exprimer les idées principales de l’orateur dans un format intéressant et facile à comprendre qui vous aide à mieux vous souvenir de ce qui a été dit.
Pris littéralement, le terme « sketchnotes » est une combinaison de deux termes anglais : « notes » dans le sens de « prise de notes » et « sketch » qui signifie esquisser, dessiner, gribouiller. Le sketchnoting est donc une méthode de prise de notes qui combine l’écriture et le dessin et qui est le plus souvent utilisée « en direct », c’est-à-dire réalisée lors d’un événement (une conférence, une interview, un concert, une réunion, etc.) Mais de nombreux sketchnoteurs passent d’abord par une phase de prise de notes classique ou uniquement de mots-clés et/ou une phase de crayonnage pour poser les bases de leur croquis avant de passer au noir et à la couleur.
Pourquoi dessiner quand on peut prendre des notes ?
Dans le sketchnoting, l’objectif principal est de communiquer des idées et des pensées par le biais de dessins et de textes. Si certains sketchnotes sont créés en écoutant une conférence ou en regardant une présentation, de nombreux sketchnotistes préfèrent créer leur art « en direct » lors d’un événement.
Les sketchnotes sont des notes visuelles créées avec un stylo et du papier. Le but du sketchnoting est de capturer les idées et concepts clés d’un orateur, d’un auteur ou d’un sujet et de les communiquer visuellement. Les sketchnotes sont souvent utilisés pour des présentations en direct, mais certains sketchnoteurs créent des sketchnotes pour des livres, des articles ou d’autres documents écrits.
Pourquoi les sketchnotes sont importants dans notre société surchargée d’informations
La prise de notes est une compétence importante pour les étudiants, mais aussi pour les adultes dans un environnement professionnel. La méthode typique de prise de notes consiste à écrire des notes avec un stylo sur du papier. Cependant, il existe d’autres options qui peuvent vous être utiles, comme le sketchnoting.
Raconter une réunion à quelqu’un peut être mémorable et efficace, mais ce n’est pas la même chose que de lui montrer les points clés à travers vos dessins. Les sketchnotes fonctionnent mieux lorsqu’ils sont utilisés pour raconter des histoires et souligner les idées clés d’une réunion.
C’est quoi le Sketchnoting
Raconter une réunion peut être mémorable et efficace, mais ce n’est pas la même chose que de montrer les points clés à travers vos dessins. Les sketchnotes fonctionnent mieux lorsqu’elles sont utilisées pour raconter des histoires et souligner les idées clés d’une réunion.
Le sketchnoting consiste simplement à dessiner des images pour expliquer quelque chose. C’est un moyen efficace de capturer des informations pendant des réunions ou des présentations et de les partager ensuite avec des collègues ou des amis.
Vous souhaitez peut-être prendre de meilleures notes lors d’une conférence ou d’une réunion. Ou vous voulez rendre quelque chose de plus mémorable pour vous-même et vos collègues. Ou peut-être souhaitez-vous simplement apprendre de nouvelles choses en utilisant un mode d’expression différent, moins linéaire et plus intuitif.
Les sketchnotes peuvent être le moyen idéal d’élaborer et de partager ce que vous avez appris sur un sujet particulier. Elles vous obligent à réfléchir aux points clés de votre message et à le présenter de manière digeste. Si ce que vous avez esquissé n’est pas immédiatement compréhensible, cela signifie que vous n’avez pas encore trouvé la bonne façon de le représenter.
CONSEIL : Une erreur fréquente consiste à penser que les croquis et les esquisses doivent être aussi détaillés que possible. L’important, c’est le contenu après avoir vu le croquis. Il importe alors peu que certains éléments soient simples ou inexistants.
Vous souhaitez apprendre à réaliser ce genre d’illustration ?
Les ateliers collaboratifs ont de nombreux avantages car ils permettent à des groupes, des équipes et à des individus de répondre aux ambitions qu’ils souhaitent atteindre.
Les ateliers collaboratifs sont un excellent moyen de faire travailler les gens ensemble et de partager leurs connaissances, leurs compétences et leur expérience. Ils sont également un excellent moyen de proposer de nouvelles idées et solutions.
Chez Insuffle, nous construisons des ateliers collaboratifs, adaptés aux ambitions des organisations souhaitant se mobiliser pour atteindre leurs objectifs.
Dans cet article nous vous proposons, les 10 avantages d’ateliers collaboratifs. Mais avant de commencer, voici notre définition d’un atelier collaboratif. Les ateliers collaboratifs sont un excellent moyen de faire couler le jus créatif, de réfléchir à des idées dans une atmosphère sans jugement et de générer de nouvelles idées avec l’aide de votre équipe. Ces derniers permettent de réunir des femmes et des hommes physiquement ou à distance pour construire quelque chose de plus grand que ce qu’une seule personne ne pourrait faire. Les ateliers collaboratifs permettent aussi de renforcer le sentiment d’appropriation. Plutôt que d’avoir une seule personne qui trouve “la bonne solution”, le groupe trouvera “sa bonne solution” ; les résultats en termes d’implication et d’appropriation seront ainsi présents.
Les ateliers collaboratifs ont souvent des dénominations différentes comme workshop, brainstorming, design thinking, atelier co-construction… Des ateliers qui permettent de faire émerger l’intelligence collective.
Les ateliers collaboratifs devraient faire partie de tout cycle de projet, qu’il soit grand ou petit. C’est une opportunité pour l’équipe de partager des idées, d’obtenir des commentaires et de travailler en collaboration. Cela aide également à identifier les forces et les faiblesses de leur processus.
Objectifs des ateliers collaboratifs ?
Les objectifs sont divers et variés, cela passe par la résolution de problèmes, la création d’un nouveau produit/projet, l’amélioration d’un processus inadapté, un produit qui se vend mal, un logiciel trop gourmand en ressources, une équipe qui fonctionne mal, un gâchis dans l’utilisation des ressources dans l’entreprise … L’objectif premier étant de répondre collectivement à un enjeu d’entreprise ou d’une collectivité territoriale.
Nous vous proposons donc les 10 avantages que vous pourriez récolter grâce aux ateliers collaboratifs. Souvent utilisé pour traiter une problématique ou un irritant, son objectif est alors de trouver collectivement des solutions.
L’implication
Certainement l’un des points le plus important. Ces ateliers collaboratifs, s’ils sont correctement préparés, permettent aux groupes et aux équipes qui les composent, de se sentir pleinement impliqués dans la démarche et la recherche de solutions adaptées à leurs contextes.
L’implication c’est le carburant et le moteur interne des équipes pour leur appropriation. Par expérience, quand l’objectif est clair, le sponsor accompagné et les équipes embarquées , l’implication sera alors présente !
La cohésion
La cohésion d’une équipe est le ciment des interactions profitables. Les ateliers collaboratifs permettent de créer un esprit de cohésion au sein de ces dernières.
L’innovation
Innover ne veut pas dire inventer ; innover c’est trouver une façon différente et plus optimale (processus, interactions …)pour une organisation de répondre à ses ambitions. Nous cherchons à créer de petites différences qui feront de grandes différences au sein des groupes que nous accompagnons. Chose étonnante, les solutions trouvées lors de ces ateliers collaboratifs sont rarement les solutions imaginées au départ. Ces ateliers permettent de créer une forme d’innovation propre à chaque entreprise.
S’aligner sur une vision
Cela semble anecdotique, mais s’aligner sur des attentes et une vision commune entre le management et les équipes permet à celles-ci de performer. Que de temps perdu à ne pas se comprendre, imaginer ce que l’autre pense, interpréter des résultats non factuels … Ces ateliers collaboratifs permettent de s’aligner sur une vision commune et partagée.
L’appropriation
Un des atouts qui nous est souvent partagé lorsque nous accompagnons des équipes c’est l’appropriation des livrables créés lors de ces ateliers collaboratifs. En effet, le fait de trouver SA solution, de la décortiquer, de l’affiner … permet aux équipes de se dire “C’est notre solution”, “C’est nous qui l’avons trouvée”.
Très régulièrement, les retours à chaud sont positifs et donnent au groupe une source supplémentaire d’appropriation. Les ateliers collaboratifs sont un formidable moyen de s’approprier pleinement le contenu et les solutions à la demande initiale.
Améliorer l’empathie
L’empathie est la capacité d’un groupe ou d’une personne, à se mettre à “la place” de son client, de ses collaborateurs, de ses managers, de ses salariés… pour comprendre comment “l’autre” vie une situation particulière. Les ateliers collaboratifs offrent la possibilité aux individus qui composent ces derniers de mieux s’imprégner du “ressenti” du groupe.
Ouvrir le champ des possibles
Lors de nos accompagnements et dans de nombreux ateliers collaboratifs, nous aidons les individus à ouvrir le champ des possibles. C’est-à-dire, à ne pas se concentrer immédiatement sur une seule idée mais bien à ouvrir au maximum les différentes options (voire même les plus folles) pour répondre à l’objectif de cet atelier collaboratif. Cette ouverture permet alors une multitude de possibilités qui restent à exploiter . Ou non. Les ateliers collaboratifs offrent cette possibilité notamment grâce à l’intelligence collective de se surprendre à trouver des solutions inattendues mais tout aussi puissantes.
Accepter l’incertitude
L’incertitude nous entoure en permanence ; elle est omniprésente dans nos organisations. Les ateliers collaboratifs sont alors une des solutions possibles pour accepter cette contrainte et offrent même la possibilité d’en faire une force inexploitée par un grand nombre d’organisations.
Plus nous cherchons à contrôler nos certitudes plus notre capacité d’adaptabilité se referme. Ces ateliers collaboratifs offrent un contexte où nous aidons les individus à accepter cette incertitude par le biais d’hypothèses, de questionnements et d’échanges sur le terrain.
Décider plus facilement
Les ateliers collaboratifs constituent une force permettant aux équipes de décider ensemble plus facilement. Nous accompagnons les groupes de différentes manières et avec de nombreuses techniques pour décider plus facilement. Décider c’est faire des choix face à différentes solutions. Il s’agit bien souvent de décisions fortes. Le groupe doit alors avoir une grande partie des outils pour prendre des décisions de manière collective ou aider “les décideurs” à donner les bonnes données pour décider.
Exemple : quels sont les gâchis que nous produisons dans notre chaîne d’assemblage ?
Être plus rapide
Un des atouts des ateliers collaboratifs est la rapidité dans la compréhension d’un contexte, d’une situation, d’une problématique, d’un besoin et d’un nouveau projet. La rapidité est le nerf de la guerre dans les différentes organisations que nous accompagnons. Lors d’un atelier collaboratif, cette rapidité se manifeste par un groupement collectif qui permet de fluidifier le flux de communication, de regrouper les acteurs clés dans un même espace, de parler et visionner la même chose que tout le monde. C’est en ce sens que nous utilisons régulièrement la facilitation graphique comme outil pour répondre à la fameuse question “Tu vois ce que je veux dire ?”. Les ateliers collaboratifs que nous construisons le sont toujours en fonction des attentes du sponsor et du groupe.
Il existe encore de nombreux avantages et bénéfices aux ateliers collaboratifs, comme la motivation, la découverte, l’émergence … Mais attention à un point. Chaque atelier collaboratif doit être construit minutieusement, avec un objectif clair, connu et reconnu de tous et soutien fort du management voulant impliquer ses équipes. Ce n’est en aucun cas, être une forme de manipulation déguisée. Vous perdrez alors tous les bénéfices cités ci-dessus. Il existe des caractéristiques fortes pour ces ateliers collaboratifs.
Vous souhaitez goûter à notre façon de faire (c’est totalement gratuit 😁) pour construire un atelier collaboratif efficace et percutant ?
Le futur du travail sera hybride. C’est dit !
Et si le travail hybride devenait une force et non une épine dans le pied des DRH, des managers et des dirigeants ? Sans oublier bien entendu les équipes et les individus qui la composent.
Souvent perçu comme une difficulté supplémentaire, le travail hybride est pourtant une porte ouverte vers le champ des possibles.
Nous sommes en 2022, les contraintes sanitaires poussent nos organisations à s’adapter aux environnements changeants de manière plus rapide qu’auparavant. Certaines organisations savaient gérer le télétravail complet ou partiel mais la situation actuelle impose aux entreprises de trouver “la bonne” façon de travailler ensemble. De collaborer efficacement.
Les règles changent, l’adaptation est permanente et nécessaire.
Le travail hybride c’est réussir à combiner des rencontres collectives et des moments individuels à distance. Comment faire pour que le travail hybride devienne une véritable force ?
Forcer les équipes à revenir au bureau est-il une nécessité, un besoin?
L’objectif premier est de réussir à repenser de nouveaux “espaces” de travail adaptés aux enjeux de l’entreprise et des collaborateurs.
Le travail hybride sera certainement une norme pour de nombreuses organisations dans les prochaines années. Non pas par contraintes mais par opportunités et gains considérables. Les collaborateurs ont pu goûter à ce mode de fonctionnement qui a ses forces et ses faiblesses.
Un lieu de travail radicalement repensé.
Travailler en mode hybride c’est mélanger le télétravail (travail à distance) et le retour dans les bureaux: les contraintes sont posées.
Un grand nombre d’organisations se retrouvent à devoir jongler entre ces deux espaces ; virtuels et physiques, par choix ou par obligation.
Dans les deux cas, chacun de ces espaces a son importance mais surtout ses forces !
Le télétravail permet de se concentrer d’avantage, d’effectuer ses tâches individuellement, d’échanger avec ses pairs, … C’est le temps individuel “productif”.
Le présentiel permet des moments collaboratifs, spontanés, de team building/training, d’apprentissage collectif, … C’est le temps de la concentration collective.
Aujourd’hui les organisations mélangent ces moments. Ces deux temps ne sont pas séparés.
Certaines personnes sont sur site et d’autres à distance, créant des fossés de compréhension entre les individus. Qu’en est-il de la qualité des relations ? Du stress engendré ? Que cela soit pour les organisateurs ou les participants. Cela ne convient à personne.
Et si dès aujourd’hui ?
L’objectif du télétravail était clairement connu de tous. Des espaces individuels ou des réunions éclairs entre les équipes ? Travailler à distance permettrait dès lors de se concentrer sur ses taches de fonds, de création, de concentration, … Le retour dans les bureaux étant dédié à la collaboration, aux échanges, à la créativité, à l’apprentissage collectif, aux formations, aux pauses café (Oui, oui)… Le tout collectivement. Le travail à distance peut être matérialisé par le fait de travailler dans un espace dédié (pièce identifiée, espace de coworking … )
Il devient alors important de repenser ces espaces de travail. Finis les bureaux individuels faisons place à des véritables espaces où une équipe peut se réunir pour créer, s’améliorer, apprendre, innover, découvrir. Ensemble !
Il devient important de favoriser la qualité des relations et de l’environnement. Créer le bon environnement adapté aux enjeux des équipes. Qui mieux que les équipes peuvent le savoir ?
La collaboration au centre de tout.
Face à des situations de plus en plus complexes, LA solution magique, n’existe plus ! Penser qu’une seule personne ou qu’un groupe déconnecté du terrain opérationnel peut trouver toutes les solutions aux problèmes est totalement impossible. Voire irresponsable.
Il existe 2 terrains différents mais réellement connectés. Le terrain du télétravail et le terrain du bureau. Deux terrains que les organisations essayent de connecter et de déconnecter.
Nous rencontrons de nombreuses organisations qui confondent intelligence collective et intelligence collectée.
L’intelligence collectée réside dans la récupération d’informations comme des sondages, des questionnaires … Mais cela ne se rapproche en aucun cas de l’intelligence collective. Ainsi, le fait de réunir des individus focus vers un objectif commun, collaborant et phosphorant ensemble pour trouver des solutions un problème donné serait-il le début de l’intelligence collective ?
Et si dès aujourd’hui ?
Les managers adoptaient une posture de facilitateurs pour faciliter les interactions, clarifier les problèmes, trouver collectivement des solutions impliquantes aux difficultés rencontrées sur le terrain ?
Les rencontres physiques pourraient être dédiées à :
- Imaginer les nouvelles formes de collaborations
- Tester différents outils
- Imaginer un cadre inspirant et impliquant
- Innover pour créer de nouvelles choses (produits, projets, organisations …)
- Prendre du bon temps ensemble pour créer un esprit d’équipe
- Se former ensemble
- Créer de nouvelles formes d’interactions
- Résoudre ses problèmes
- S’améliorer, améliorer les projets, les processus
- Clarifier les attentes de chacun.
- …
Se réunir pourrait se faire autrement que chacun derrière un écran. Cela serait l’occasion de véritablement collaborer. Il devient encore une fois nécessaire de repenser les espaces.
Un renouveau managérial
Le travail hybride avec les conditions actuelles peut être vécu de deux manières :
- C’est imposé, on réagit à la situation
- C’est une contrainte, jouons avec cette contrainte pour en créer une force.
Certaines organisations confondent flexibilité et adaptabilité. Tordre des choses existantes et espérant que cela tienne dans la durée ou réellement s’adapter aux contraintes.
Chez Insuffle, notre slogan est le suivant : “Faisons bouger votre organisation”. C’est ici très représentatif. Bouger pour atteindre ce que l’organisation(cadre, règles, individus, ambitions …) désire.
S’adapter nécessite de nombreuses compétences comme l’écoute, l’empathie, l’acceptation des échecs, ne pas tout savoir, savoir dire “je ne sais pas”, se remettre en question… En quelque sorte, la conduite du changement dans un monde changeant continuellement .
Pour accompagner ces changements, plus que jamais les entreprises ont besoin des managers.
Et si dès aujourd’hui ?
Les managers prenaient une véritable posture de facilitateur, facilitant les interactions entre les individus ? Le manager pourrait alors être cette huile dans les rouages pour que la communication soit simplifiée, les échanges fructueux et les ambitions reconnues de tous.
Il ou elle pourrait être celui qui aidera à simplifier plutôt qu’à complexifier les choses. Nous avons plus que jamais besoin de simplicité pour gérer la complexité du moment. Cela nécessitera de repenser ce rôle.
Les managers sont alors les piliers du changement mais encore faut-il qu’ils aient toutes les « armes » pour adresser ce monde complexe en le simplifiant. Non en le complexifiant.
Une stratégie claire et reconnue
“Lundi et mardi vous serez sur site, le reste de la semaine, à distance”
“Le gouvernement nous impose 3 jours de télétravail”
…
S’agit-il d’une stratégie ou bien est ce que ce ne sont que des règles communiquées par mail ou messagerie interne ?
Il est impératif pour toute organisation d’avoir une véritable politique du travail hybride !
1 – Il est primordial d’écouter la préoccupation de ses collaborateurs ce qui implique un effort considérable pour comprendre les contraintes, les attentes et les nécessités de chacun ! Il semblerait plus simple d’imposer des choix. Pourtant ce point est crucial.
2 – Vous devez savoir communiquer une stratégie claire quant à cette politique de travail hybride. Attention à ne pas confondre stratégie et plan tactique.
Et si dès aujourd’hui ?
Chaque individu comprenait les différents temps forts de son environnement. Plutôt que de dire “Venez 2 jours aux bureaux”, oui mais pour quoi? Venir pour être juste visible ? Venir pour “montrer” qu’on travaille ? Venir pour faire des réunions à distance (alors que l’on pourrait faire la même chose de chez soit ) ? Venir pour collaborer ? Venir pour apprendre ensemble ? Venir pour résoudre à plusieurs les irritants du moment ?
Votre stratégie sera le reflet de l’implication de chacun. Soyez clairs, précis et simples !
Il ne s’agit pas de venir juste parce qu’il le « faut ». Mais pour quoi alors ?
Des outils réellement adaptés
“On a toujours fait comme ça”
“Oui mais la sécurité impose d’utiliser cet outil”
“Oui mais tu comprends, prendre cette licence va coûter cher”
Alors oui même si on parle de travail hybride cela implique de travailler à distance, seul ou à plusieurs. Il est donc nécessaire d’avoir des outils réellement adaptés aux enjeux des équipes.
Dans la même veine, il est important d’avoir les bons outils quand les équipes se retrouvent physiquement : des espaces adaptés à la collaboration et aux échanges et non pas “juste” des salles de réunion.
Et si dès aujourd’hui ?
Les entreprises adoptaient des outils véritablement adaptés aux besoins des équipes et ce, simplement en commençant par les écouter.
Par ailleurs, grand nombre d’outils sont devenus archaïques, vieillissants et limite handicapants. Des outils qui n’ont pas su évoluer avec leur temps. Par définition un outil est là pour aider et simplifier! Peindre avec une perceuse n’est certainement pas la meilleure solution. Posez-vous les questions suivantes : qu’avons-nous besoin d’atteindre ? De réaliser ? Dans quelles conditions ? Plutôt que dire on va prendre cet outil car il nous semble sympa ou que c’est la politique de la maison !
« Oui mais ces outils coûtent très chers! » qu’en est-il de la non efficacité, de la perte de temps, de compréhension, des pertes de connexion …
La sécurité psychologique
En tant qu’individu ai-je confiance en mon environnement, mes collègues et mes managers ? Suis-je dans un contexte de sécurité psychologique ?
Quand on mélange le rythme du télétravail et la présence dans les locaux, il est primordial d’avoir confiance en son environnement. Suis-je “surveillé” dans le travail que je fais ? Est-ce que je reçois des remarques quand je travaille de chez moi ? Je viens juste me montrer au travail par peur du jugement ?
Avec le contexte actuel, la frontière entre la vie personnelle et professionnelle est devenue floue. En tant qu’individu, je dois me sentir en confiance.
Le retour au bureau ne doit pas être perçu comme un moyen de contrôle du management vis-à-vis des équipes. Mais un moment unique pour collaborer bien sur mais également passer des moments conviviaux !
Et si dès aujourd’hui ?
En tant qu’individu, je pouvais me sentir en sécurité pour partager mes contraintes, mes attentes, mes besoins, mes doutes, mes difficultés … sans pour autant me sentir jugé ou montré du doigt.
Cette sécurité psychologique est le nerf de la guerre d’un travail hybride réussi.
Conclusion :
Il devient nécessaire de repenser le travail managérial pour accompagner, soutenir et faciliter le renouveau des différents espaces de travail. Ce changement permanent se fera sur la longueur, dans une confiance mutuelle avec une démarche de sécurité psychologique ! Cela sera à n’en pas douter le futur d’un grand nombre d’organisations, le travail hybride offrant de nouvelles véritables opportunités et permettra aux organisations de se réinventer en organisations collectives et performantes.
La démarche et la politique du travail hybride doivent être menées collectivement afin que chacun puisse se sentir pleinement et consciemment investi dans cette façon de faire.
Le travail hybride pourrait alors bien séparer le temps du travail individuel et le temps du travail collectif avec des espaces physiques dédiés.
Le monde du travail change radicalement ; faire comme avant en espérant des changements n’apportera que des conflits et des tensions dans vos organisations. Bon nombre des collaborateurs se posent en premier la question de l’environnement de travail et du sens.
Chez Insuffle nous accompagnons les organisations dans la mise en place d’environnement propice à la collaboration et à la performance collective. Nous accompagnons les organisations dans la transition optimale vers le travail hybride.
Nous accompagnons les managers afin qu’ils deviennent de véritables managers Facilitateurs !
La facilitation est un terme souvent utilisé dans un contexte d’intelligence collective pour décrire le rôle d’une personne qui facilite un événement, une discussion ou une réunion entre un groupe de personnes. Le facilitateur aide un groupe à atteindre son plein potentiel en créant des opportunités de discussion et en s’assurant que la participation est aussi équitable que possible.
Le terme « facilitateur » est souvent utilisé pour décrire le rôle d’une personne qui facilite un événement, une discussion ou une réunion entre un groupe de personnes. Le facilitateur aide un groupe à atteindre son plein potentiel en créant des opportunités de discussion et en s’assurant que la participation est aussi équitable que possible.
La facilitation en quelques mots
La facilitation est l’art d’aider un individu, un groupe ou une organisation à atteindre un certain objectif. Les facilitateurs ne sont pas nécessairement des experts dans le domaine qu’ils animent, mais ils possèdent des compétences qui leur permettent de tirer parti des connaissances et de l’expérience des autres.
En tant qu’outil d’intelligence collective, la facilitation peut aider à rassembler des personnes aux perspectives diverses, afin qu’elles puissent travailler à un objectif commun. Un facilitateur doit s’efforcer de créer un environnement où les idées circulent librement et où tous les participants se sentent en sécurité pour exprimer leurs préoccupations et leurs espoirs.
La facilitation est, fondamentalement, un rôle neutre. C’est à le facilitateur d’écouter la contribution de chacun et de s’assurer que tout le monde se sent entendu. Le facilitateur peut également traduire ce que quelqu’un a dit en termes différents ou en exemples qui intéresseront les autres participants ou les aideront à mieux comprendre.
Le rôle d’un facilitateur en entreprise
Dans un contexte d’intelligence collective, le facilitateur est la personne qui anime un événement, une discussion ou une réunion entre un groupe de personnes. Le facilitateur aide un groupe à atteindre son plein potentiel en créant des opportunités de discussion et en s’assurant que la participation est aussi équitable que possible.
Le rôle du facilitateur au sein d’un réseau d’intelligence collective est d’encourager chaque voix à être entendue et de créer une opportunité égale de participation.
Être un facilitateur en entreprise, c’est avant tout :
- Créer un objectif commun entre les participants
- Faciliter les interactions entre les participants
- Travailler avec les participants pour établir des objectifs clairs
- Aider les participants à traiter les idées qu’ils génèrent afin qu’ils puissent passer à l’étape suivante.
Un facilitateur d’entreprise a des responsabilités à la fois stratégiques et fonctionnelles, et peut être responsable du processus décisionnel lui-même ou seulement de sa facilitation. Le facilitateur est responsable du processus qu’il aura créé pour aider le groupe à atteindre ses ambitions.
Sur le plan fonctionnel, son rôle est celui d’un coordinateur ou d’un opérateur plutôt que d’un leader. Il se concentre sur la logistique des rencontres entre les différentes personnes du projet, en veillant à ce que toutes les questions techniques soient résolues avant la réunion (lieu, disposition de la salle, équipement audiovisuel, etc.)
En termes de gestion du processus, il s’assure que chaque membre comprend les différentes questions et ses positions ; il veille également à ce que les membres respectent l’heure et l’ordre du jour. Le facilitateur doit veiller au bon déroulement des réunions en assurant le suivi des discussions, en gérant les interruptions et en encourageant les contributions de toutes les parties concernées. Il s’assure également que les participants assument la responsabilité de leurs engagements et de leurs échéances afin d’assurer un suivi efficace des décisions prises lors des réunions.
Ils aident les membres du groupe à comprendre les points de vue des autres et à travailler à une vision collective. Le facilitateur conduira également les membres du groupe vers un consensus si nécessaire, en identifiant les problèmes clés et en trouvant des solutions acceptables pour toutes les personnes impliquées.
Comment être un bon facilitateur ?
Les meilleurs facilitateurs sont capables de créer une conversation à la fois inclusive et diversifiée. Ils ont le don de faire ressortir ce qu’il y a de meilleur chez les gens, de les amener à partager leurs connaissances et leur expérience, d’encourager les différents points de vue. Et ils sont habiles à rassembler des informations provenant de diverses sources afin que chacun dispose des informations les plus récentes.
En d’autres termes, les meilleurs facilitateurs d’entreprise sont à la fois des pédagogues et des diplomates mais surtout des personnes sensibles aux signaux faibles et à l’intelligence de situation. Mais il n’existe pas de style de facilitation unique qui convienne à toutes les situations. Des tâches différentes exigent des styles différents, et il est important d’être flexible. Un facilitateur trop contrôlant ou directif n’obtiendra pas le même résultat qu’un facilitateur qui laisse une plus grande liberté d’expression et d’action.
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Un futur au top
Imaginons cela !
Nous sommes le 31 décembre 2022, et nous remarquons que cette année a été formidable pour nous en tant qu’équipe, que tout s’est bien déroulé, que nous avons enchaîné les réussites, les interactions ont été (re)génératices et agréables, chaque action nous a permis de mieux collaborer et nous avons pris du plaisir à être dans cette équipe !
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La vision en entreprise
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La Matrice de Stacey
La matrice de Stacey est un outil qui permet de se positionner selon le niveau de complexité du projet. La matrice comporte quatre quadrants : simple-complexe, individuel-collaboratif, analytique-synthétique et exact-approximatif. Le premier quadrant concerne les projets faciles et pouvant être réalisés par un individu ou une petite équipe. Le deuxième quadrant concerne les projets qui peuvent être résolus par un groupe aux compétences différentes, mais qui nécessitent l’utilisation de l’intelligence collective pour les résoudre. Le troisième quadrant concerne les projets qui nécessitent une analyse et une recherche détaillées avant de pouvoir être résolus. Et enfin, le quatrième quadrant est pour les projets difficiles ou impossibles
Nous sommes habitués aux discussions, aux débats et au partage d’informations sur internet tous les jours ; pourtant, avec l’avènement de l’intelligence artificielle, un autre processus a démarré en parallèle. Même s’il peut sembler un peu futuriste, il est bien réel. Il s’agit de l’intelligence collective, ou en d’autres termes : travailler collectivement sur des pensées communes.
L’intelligence collective est idéale dans des situations complexes.
Lorsque nous avons affaire à un environnement simple, nous sommes capables de voir les choses comme des entités distinctes. Cela signifie que tous les éléments sont clairs et indépendants les uns des autres. Par exemple : vous avez une date limite pour terminer votre travail, vous vous concentrez donc uniquement sur cette tâche et passez ensuite à la suivante.
Lorsque nous sommes confrontés à un environnement compliqué, la situation nous oblige à prendre en compte plusieurs facteurs afin de résoudre le problème. Cela signifie que tous les éléments sont liés et interdépendants les uns des autres.
On utilise également la matrice de Ralph Stacey dans l’intelligence collective. La matrice de Stacey a été développée par Ralph Stacey, un universitaire et consultant en gestion britannique. Il s’agit d’une matrice à quatre cellules qui classe les différents problèmes en fonction de leur degré de structure et de prévisibilité. Chaque cellule représente un ensemble de conditions qui doivent être remplies pour qu’une réponse managériale appropriée soit apportée.
Résoudre des problèmes complexes
L’un des problèmes les plus courants en matière d’innovation est que les gens essaient de résoudre les problèmes seuls. Ils travaillent seuls, ils effectuent des recherches seuls et ils pensent seuls. Cela peut être une grave erreur.
Si vous avez plusieurs personnes dans un contexte spécifique et avec des ingrédients spécifiques, vous avez plus de chances de trouver de meilleures solutions aux problèmes. En effet, il y a plus d’idées, les idées s’améliorent à plusieurs, il y a une adhésion collective (les gens ont tendance à se serrer les coudes et à soutenir les idées des autres), il y a moins de critiques et, enfin et surtout, on a le sentiment que quelqu’un d’autre pourrait résoudre nos problèmes à notre place s’ils sont trop difficiles ou compliqués.
Créer une vision commune et partagée
Les choses n’arrivent que par l’intermédiaire des gens, et les entreprises les plus prospères sont celles qui savent inspirer leurs employés pour qu’ils atteignent ensemble l’excellence. Une vision commune permet de créer un environnement où chacun travaille pour le même objectif et comprend comment son rôle s’inscrit dans l’ensemble.
Une bonne vision est simple, réalisable et positive. Elle doit être partagée par toutes les parties prenantes de votre start-up et doit être définie par une seule phrase : « Le meilleur produit ou service sur son marché », ou « la meilleure solution pour X problème », ou simplement « la meilleure entreprise dans son domaine ».
« Si tu veux construire un bateau, ne rassemble pas tes hommes et femmes pour leur donner des ordres, pour expliquer chaque détail, pour leur dire où trouver chaque chose. Si tu veux construire un bateau, fais naître dans le cœur de tes hommes et femmes le désir de la mer. »
Antoine de Saint Exupéry
Susciter de l’implication et de la cohésion
L’implication est le niveau d’intérêt qu’une personne porte à une question spécifique. Il reflète le degré de pertinence et d’importance personnelle qu’un individu perçoit dans une situation ou un sujet donné. L’implication se traduit par des niveaux de motivation, de participation et de connexion à une question ou une organisation. L’implication a donc des implications sur la nature des processus de communication de persuasion et de plaidoyer.
Si l’implication est forte, il est plus probable que les individus seront motivés pour agir en faveur de cette cause ou de ce sujet. S’ils perçoivent leur propre implication comme étant faible, ils sont moins susceptibles d’avoir un sentiment d’urgence à agir.
Apprendre et s’adapter constamment.
Vous aimez vous améliorer constamment ? Alors commencez à apprendre et à vous sʼadapter. Chaque situation est une opportunité d’apprentissage. Apprendre à faire mieux. Et à ne pas recommencer. Il faut pour cela avoir conscience que nous apprenons, ce qui est le premier pas vers l’apprentissage.
Un état d’esprit de croissance est la base de tout apprentissage réussi, car. L’essence de l’état d’esprit de croissance réside dans l’idée que vos compétences et votre intelligence peuvent être développées par le dévouement et le travail acharné, quelles que soient vos capacités actuelles.
Innover pour se réinventer.
L’innovation est le processus de création de quelque chose de nouveau, ou d’introduction de quelque chose d’ancien dans un nouveau contexte. Il s’agit d’ajouter de la valeur et de modifier les systèmes existants pour le mieux.
En réalité, l’innovation ne consiste pas à inventer ou à révolutionner. Il sʼagit de faire mieux qu’avant : plus intelligent, ensemble, plus efficace, plus efficient… avec moins d’impact sur les personnes et la planète. L’innovation est donc le changement auquel nous devons adhérer si nous voulons innover de la bonne manière – de façon durable, responsable, et d’une manière qui fonctionne pour tout le monde.
Redonner du sens
Tant les employés que les clients recherchent un sens aux entreprises avec lesquelles ils choisissent de travailler. Lorsque les clients achètent quelque chose, ils veulent savoir que l’entreprise les soutiendra si quelque chose ne va pas. Ils veulent une entreprise qui a un but.
La crise actuelle rend cet aspect encore plus important : le récit dominant de notre époque est que le rôle du gouvernement est réduit. Il y a donc un vide dans lequel les entreprises doivent s’engager et s’assurer qu’elles tiennent leurs promesses. Cela signifie que non seulement les employés doivent croire en ce que vous faites, mais aussi que les clients doivent être en mesure de voir comment votre entreprise donne en retour, comment elle améliore la société.
Se réorganiser de manière efficace.
Il est important de se débarrasser du désordre, mais il est encore plus important de construire une maison qui donne plus de sens à votre vie. Réorganisez votre espace de manière que chaque pièce puisse servir à quelques fins spécifiques et être utilisée de plusieurs façons. Par exemple, une pièce peut être utilisée pour manger, se détendre et travailler.
Adaptez-vous à votre environnement. Vous ne pouvez pas prévoir votre environnement ni exiger qu’il s’adapte à vous. Il est toutefois possible de changer votre façon de faire les choses au fur et à mesure.
Vous en avez assez des réunions ennuyeuses et improductives ? Alors essayez d’utiliser l’intelligence collective. Il s’agit de l’idée que les connaissances combinées de votre équipe peuvent apporter une solution à n’importe quel problème. Grâce à l’intelligence collective, votre équipe peut explorer et discuter des idées sans se sentir obligée de donner son avis ou d’accomplir une tâche. L’intelligence collective est également utile pour examiner les nouvelles informations et pour réfléchir à des solutions potentielles.
Une approche collaborative des réunions
Une réunion de coopération ne nécessite pas nécessairement des solutions innovantes pour atteindre ses objectifs. Cependant, l’utilisation de l’intelligence collective peut être un allié puissant pour votre organisation.
Il n’est pas toujours facile de savoir comment gérer une réunion avec l’intelligence collective. Voici quelques pistes :
Le projet est commun, mais l’objectif et/ou la stratégie n’ont pas encore été définis et la réunion sert à cela. Cela signifie que les questions « comment réussir ? » ou « comment atteindre nos objectifs ? » sont à l’ordre du jour.
Le deuxième élément à prendre en compte est que lorsque vous utilisez l’intelligence collective, vous devez partir du principe qu’aucun membre n’aura toutes les réponses. Nous sommes tous différents et nous aurons donc souvent des points de vue différents, parfois complémentaires, parfois opposés .
Si vous voulez que tout le monde travaille ensemble dans une réunion de coopération, il est important que chacun reste courtois et professionnel (même s’il y a des opinions contradictoires).
Pour toutes ces raisons, si vous souhaitez organiser une réunion de coopération réussie, voici deux conseils pour vous :
- Fixez des objectifs très clairs pour votre réunion. Ces objectifs doivent être spécifiques, mesurables et réalistes
- Définissez clairement qui participe au groupe (en général, entre 5 et 6 personnes).
- Définissez les critères de succès : “Qu’est ce qui fera que cette réunion sera un succès ?”
Comment organiser une réunion en utilisant l’intelligence collective
Organiser une réunion en utilisant l’intelligence collective ne signifie pas qu’il faille envoyer un courriel avec quelques dates, heures et salles de réunion. Cela ne signifie pas non plus que tout le monde doit être d’accord sur l’ordre du jour, sinon il y aura confusion et inaction. Organiser une réunion en utilisant l’intelligence collective, c’est créer une structure qui encourage tout le monde à être sur la même longueur d’onde, tout en permettant des perspectives différentes.
L’organisation d’une réunion peut être difficile, surtout si vous ne connaissez pas toutes les personnes qui y assisteront. Une solution d’intelligence collective telle que TeamFlow, Discord, Miro ou encore Draft.io vous permet de mettre en place un espace de réunion en ligne où tous vos participants peuvent voir et contribuer à la discussion.
L’intelligence collective est le concept qui consiste à exploiter la puissance de nombreux esprits pour résoudre des problèmes trop importants pour une seule personne. L’idée est de surmonter les limites humaines par la collaboration et, dans de nombreux cas, vous pouvez utiliser la technologie pour mettre les idées de chacun sur la table de discussion.
Mettre en œuvre l’intelligence collective dans les réunions
Il existe de nombreuses façons de générer des idées en groupe. Ces méthodes sont basées sur le fait que les personnes créatives pensent de manière divergente et créative. On peut utiliser ce qu’on appelle communément le « brainstorming », au cours duquel un groupe tente de trouver autant d’idées que possible pour résoudre un problème. La seule règle est qu’aucune idée ne peut être considérée comme stupide ou impossible. Avec le brainstorming bien connu, on recueille un maximum d’idées auprès du groupe, on les note au fur et à mesure et on les classe pour aboutir à une stratégie. En général, le brainstorming doit reposer sur des fondamentaux tels que la liberté d’expression, l’absence de jugement et l’association d’idées pour innover.
Une solution pour se lancer dans les réunions à l’aide de l’intelligence collective est de s’essayer au brainstorming inversé.
Le brainstorming inversé est une technique utilisée pour générer des idées en pensant au pire scénario possible, voire en posant une question dont la réponse est un résultat inacceptable. L’idée est de générer autant d’idées que possible, puis de sélectionner les meilleures. Ce processus est utilisé dans le domaine de la stratégie commerciale et de l’innovation pour accroître la clientèle ou augmenter les ventes.
En essayant de penser d’abord à la pire idée possible, vous obtiendrez souvent la meilleure idée, car vous vous obligez à sortir des sentiers battus. Ce faisant, vous pouvez trouver des solutions qui ne vous seraient jamais venues à l’esprit si vous aviez commencé par une séance de brainstorming traditionnelle.