Vous rencontrez des problèmes dans vos équipes, dans vos organisations, dans vos réunions de Codir, dans vos rencontres … ? C’est étrange. 😉
Je vous partage ici un outil que j’utilise régulièrement quand j’accompagne des groupes qui ont besoin de voir rapidement de petites différences convaincantes face à leurs problèmes.
Des ateliers pour résoudre les problèmes il en existe beaucoup (SpeedBoat, Les 6 chapeaux de Bono, Fast Codev, Brainstorming, Diagramme d’Ishikawa, QQOCQP, Diagramme des relations, Lean Coffee …),
L’avantage de celui que nous vous proposons est qu’il peut être facilité et animé par le plus grand nombre. En effet, pas besoin de structure et de règles complexes; encore moins de techniques folles.
La simplicité !
Je vous propose notre matrice de solutions. Un atelier pour résoudre vos problèmes grâce à l’intelligence collective.
Pourquoi parler de Matrice de Solutions ?
Un problème peut être défini comme une question ou une situation qui doit être résolue. Les problèmes sont partout et nous en avons tous, mais c’est la façon dont nous les résolvons qui nous défini.
Lorsque nous avons un problème, il est humain de tenter d’essayer de trouver une solution. Parfois, cette solution n’est trouvé qu’à l’issue d’un processus très long ou elle peut même ne pas exister. Lorsque nous sommes confrontés à un problème, ce qui commence comme une gêne peut devenir un problème beaucoup plus important par la suit. La définition du problème peut varier d’une personne à l’autre selon la gravité de la situation.
Un problème est tout ce qui entrave nos objectifs ou nos désirs, nous empêchant de les atteindre. En d’autres termes, lorsque quelque chose vous empêche de faire ce que vous voulez faire, cela devient un problème dans votre vie et dans votre esprit.
Ici, je propose une matrice qui va travailler sur 3 aspects : le problème, la solution envisagée et les acteurs concernés qui peuvent soit résoudre ce problème soit proposer une solution.
A quoi ressemble cette matrice ?
Une matrice est une grille à deux dimensions qui peut être utilisée pour mettre un problème en évidence. Les lignes et colonnes de la matrice correspondent à différents aspects du problème et l’intersection de chaque ligne et colonne correspond à une solution possible.
Celle-ci peut être utilisé de manière physique, c’est à dire sur un mur ou sur une table mais également à distance avec des outils comme par exemple Miro, Draft, Klaxon (je vous propose d’ailleurs un template de la matrice sur Miro).
Comment se déroule cet atelier ?
Réunissez des personnes de divers horizons qui peuvent contribuer de manière différente. Attention, cela ne veut pas dire que nous travaillons ici pour actionner l’intelligence collective 🙂 (D’autres paramètres rentrent en jeux : autonomie, sens, but, objectif connu, diversité… quoi que).
Si vous réunissez un groupe pour trouver collectivement des solutions, le cadre est indispensable.
- Pourquoi sommes nous réunis ici et maintenant ?
- Pour accomplir quoi ?
- Comment cela va-t-il se passer ?
- Qu’attendons-nous du groupe ?
- Existe-t-il une diversité importante des acteurs ?
- Quels sont les règles associées ? temps, distribution de la parole, planning…
1 – L’invitation
C’est ici que tout démarre ! Mais attention ici ce n’est pas cette invitation dans l’agenda mais bien un message individuel, personnalisé à l’intention des personnes que vous souhaitez voir dans votre atelier.
En tant qu’organisateur (managers, directeurs, dirigeants, RH, facilitateurs … ca marche pour tout le monde)
« J’aurais besoin de toi ici pour … « , « Je pense que tu peux apporter à l’atelier car … », » Tes connaissances font de toi la bonne personne pour … » , « J’aimerais vraiment te voir dans cet atelier car … », « Ton expertise de ce sujet serait d’une aide géniale pour …
He oui, cela prend du temps ! Mais croyez moi cela change tout.
Nous avons besoin de nous sentir impliqué dans quelque chose pour participer pleinement.
Ici vous êtes la personne qui invite une autre personne à venir s’impliquer dans le groupe. Vous lui donnez la permission de pouvoir s’exprimer pleinement. En retour, le but sera plus clair pour elle. Un véritable cadeau que vous lui faites !
2- Nous ici et maintenant
🧭 Prenez le temps d’expliquer l’objectif de cet atelier :
- Pourquoi sommes nous là ?
- De quelle situation parlons-nous ?
- Qu’attendez vous du groupe ?
- Quels sont les critères de succès selon les participants ?
- Quel est mon rôle ? organisateur, animateur, facilitateur … ?
- Allez vous participer comme les autres ou avez-vous une posture particulière ?
- (Je vous partage une liste de questions qui peuvent vous aider )
Ce moment est PRIMORDIAL : sans exposer la situation que vous souhaitez résoudre, peu de chance que quelque chose se passe. Sans compter le manque d’alignement sur l’objectif de l’atelier.
Petite astuce : écrivez cette intention pour que tout le monde puisse la voir en permanence.
Allez on se lance.
3 – Recherche
Une fois ces éléments présentés et que chaque participant-e se sent à l’aise avec votre intention, proposez à chacun de lister sur des post-it les problèmes qu’ils rencontrent face à la situation proposée (au début de l’atelier)
1 problème = 1 post-it
Exemple de situation » Les ventes de nos moteurs sont en baisse de 12% depuis le trimestre dernier »
(Soyez le plus univoque, explicite et précis possible dans la définition de la situation)
Exemples de problèmes éventuels : « Départ de 3 commerciaux » , »La chaine de production ne suit par le rythme » , « Notre systeme de réservation de commandes est plus lent depuis la dernière mise à jour » , » Nous manquons de pièces » …
4- Présentation
Chaque participant (acteur) présente oralement et rapidement chacun de ses problèmes avec un exemple concret de ce qu’il a pu observer face à cette situation.
Le concret permet de rendre plus compréhensible le sujet évoqué. Un peu comme une histoire « Quand j’étais sur la ligne de production, je voyais Julien manquer de pièces… »
Attention ici aux dérives et aux débats qui peuvent s’installer. Prévenez le groupe que chaque personne à ce droit de s’exprimer le plus librement possible. C’est sa perception des choses ! C’est ce que nous recherchons.
Faites le tour de chaque participant. (si bien sur il ou elle a quelque chose à proposer)
📝 Placez ces post-its de manière linéaire .
5 – Les acteurs
Lister tous ensemble les divers acteurs concernés par les problèmes cités ci-dessus.
Cela peut être les acteurs présents dans votre atelier mais cela peut également être des acteurs extérieurs.
Le but n’est pas de pointer du doigt les acteurs en défaut mais bien de lister les acteurs concernés par ces problèmes et la situation initiale.
Exemple : « Les clients », « Les chefs de projet », « Les commerciaux », « Le codir »
Mais cela peut aussi être plus nominatif avec uniquement les participants de l’atelier.
Exemple : Pierre, Jules, Julie, Mélanie, Catherine, Brice
1 prénom/acteur = 1 postit
Placez les post-its de manière verticale pour créer une matrice à deux niveaux.
5- Votre matrice
Votre matrice est prête ! Maintenant à vous de jouer.
Pour chaque acteur/personne listé, il convient de mettre en face les problèmes que vous avez listé au début de l’atelier.
Exemple : « Le Codir » voit « Départ de 3 commerciaux » , »La chaine de production ne suit par le rythme » , … ainsi de suite
Maintenant proposez pour chaque acteur une intention, une solution, une action, une idée.
Mais comment.
Chaque ligne et chaque colonne laissent une place libre pour amener une solution pour le problème du dessus.
Deux possibilités :
- chaque acteur pour proposer une solution pour lui « Moi je propose », « Nous proposons cette idée, cette action … »
- ou chaque acteur peut recommander une solution pour un autre acteur « Nous pensons que cette personne pourrait », … le but étant ici d’inviter les personnes avec des idées, des solutions mais en aucun cas des critiques. Juste des suggestions d’améliorations
Prenez le temps de poser les post-it, poser des questions si ce n’est pas clair, demandez une clarification …
6 – Amélioration sans relâche
Suite à la présentation des solutions, demandez à chaque acteur de prendre une action concrète qui répond à une des solutions. Mais comment ?
- Une action rapide à mettre en place en moins de 72h (le but n’étant pas d’être à 72h mais surtout d’être dans une dynamique rapide avec des résultats souhaités rapidement)
- Une action à un mois.
Pour poser ces actions pour pouvez par exemple utiliser QQOCQP ou SMART (allez hop une idée d’article pour le blog 😂 )
Toutes les cases n’ont pas l’obligation d’être remplies.
7- Pour terminer ?
Déterminer une seconde date de rencontre pour affiner cette matrice, proposer de nouvelles solutions et de nouvelles actions. A ce stade, il vous manque peut-être d’autres acteurs que vous pourrez ajouter. Demandez aux participants actuels pour savoir qui pourrait invité à ce point.
Quels sont les avantages de cet atelier ?
- Rapide et simple à mettre en place
- On se concentre sur les solutions et les actions associées
- La possibilité de faire vivre un atelier avec les bonnes personnes
- Se mettre en mouvement rapidement
- Partager ses faits et ses ressentis
On parle ici d’amélioration continue, sans relâche :
L’amélioration continue est une philosophie basée sur l’idée de ne jamais se contenter d’une qualité inférieure. Cela implique un engagement continu à améliorer les produits, les processus et les services. L’amélioration continue est un processus qui devrait se produire à tout moment, car il est important de ne jamais vous contenter de moins que votre meilleur travail. Commencez à mettre en œuvre l’amélioration continue de votre travail dès aujourd’hui !
Les tips pour faciliter cet atelier :
Il n’est pas simple de vous partager toutes les astuces pour faciliter cette rencontre. L’objectif n’étant pas d’avoir un guide complet de facilitation de cet atelier mais d’avoir les grandes lignes.
- Pensez à bien gérer le temps de chaque étape
- Demandez à quelqu’un de noter les idées
- Partagez un agenda pour que chaque personne puisse identifier les étapes
- Affichez l’objectif de l’atelier dès le début
- Se concentrer sur les gros irritants de chacun (limiter le nombre d’idées au risque d’avoir une grand matrice)
- Regroupez différentes personnes en fonction de leurs rôles (chefs de projet, managers, rh, directeurs …)
La liste pourrait être longue 😃
Vous souhaitez animer cette atelier dans vos équipes ? Contactez-nous ou bien consultez notre catalogue d’in’box.
Conclusion :
Identifier les problèmes est une chose, se focaliser sur les solutions à mettre en oeuvre en est une autre. La Matrice des solutions vous propose une astuce supplémentaire pour résoudre les problèmes que vous rencontrez quotidiennement.
A vous de jouer !