Les réunions sont devenues un incontournable du monde de l’entreprise, mais leur efficacité est souvent remise en question. En effet, un grand nombre de réunions sont mal préparées, sans fins, et peuvent engendrer des coûts importants et une charge mentale pour les participants. Face à ces problématiques, Insuffle a développé l’Impact Meeting, une méthode innovante qui vise à améliorer la qualité des réunions en mettant l’accent sur l’impact recherché ou attendu des sujets abordés. Cette méthode s’inspire du Lean Coffee tout en se différenciant sur le but recherché et en s’adaptant aux contraintes spécifiques de l’organisation.

L’Impact Meeting permet de démarrer une première approche de l’intelligence collective en favorisant la participation active de tous les membres et en exploitant les compétences et les connaissances de chacun. Grâce à cette approche, les dirigeants, managers et facilitateurs peuvent optimiser leurs réunions, maximiser leur impact et créer une véritable synergie au sein de l’équipe. En outre, l’Impact Meeting offre un cadre flexible et adaptable qui permet de répondre aux besoins spécifiques de chaque organisation, tout en s’intégrant facilement à différents contextes professionnels.

Dans cet article, nous allons vous présenter en détail les principes et les étapes de l’Impact Meeting, ainsi que ses avantages et ses domaines d’application. Nous verrons également comment cette méthode peut être mise en œuvre concrètement pour transformer vos réunions et renforcer l’intelligence collective au sein de votre organisation.

Le contexte des réunions sans préparation et leurs conséquences

Dans un article publié par la Harvard Business Review (1), on apprend que les cadres passent en moyenne 23 heures par semaine en réunions. Malheureusement, nombre de ces réunions sont improductives et peuvent avoir des conséquences négatives sur les entreprises. Les réunions sans fins et mal préparées peuvent entraîner une perte de temps, d’argent et de motivation pour les employés (2). De plus, elles génèrent une charge mentale qui peut nuire à la performance et au bien-être des participants (3).

Présentation du Lean Coffee

Le Lean Coffee est une méthode de réunion agile, basée sur les principes du Lean et du Kanban (4). Il s’agit d’une réunion informelle et structurée, où les participants déterminent l’ordre du jour et les sujets à discuter. Les sujets sont ensuite traités selon un temps limité, ce qui permet de maintenir l’efficacité et l’engagement des participants. Le Lean Coffee favorise la collaboration, l’apprentissage et l’amélioration continue (5).

L’Impact Meeting : une méthode centrée sur les résultats

L’Impact Meeting est une méthode de réunion qui met l’accent sur l’impact recherché ou attendu des sujets abordés. Il s’agit d’effets positifs ou négatifs sur les personnes, la communauté, le collectif, l’environnement, l’entreprise, l’organisation, les projets, etc. Cette approche permet de mieux cibler les discussions et d’orienter les actions vers des résultats tangibles.

Exemples d’impacts dans une réunion

Dans cette partie, nous allons nous pencher sur des exemples concrets et tangibles d’impacts recherchés lors d’une réunion pour une entreprise fictive de 200 personnes. Ces exemples permettront d’illustrer comment l’Impact Meeting peut être utilisé pour aborder des problématiques spécifiques et mesurables au sein d’une organisation.

Réduction du taux de rotation du personnel :
Contexte : L’entreprise fictive connaît un taux de rotation du personnel élevé, ce qui engendre des coûts importants en termes de recrutement et de formation.
Impact recherché : Diminution du taux de rotation du personnel de 20 % sur une période de 12 mois, en identifiant et en mettant en œuvre des actions pour améliorer la satisfaction et l’engagement des employés.
Amélioration du processus de gestion de projet :
Contexte : L’entreprise fictive rencontre des problèmes de respect des délais et des budgets dans ses projets.
Impact recherché : Augmentation de 30 % du nombre de projets livrés dans les délais et les budgets prévus au cours des six prochains mois, en optimisant le processus de gestion de projet et en renforçant la collaboration entre les équipes.
Mise en place d’une culture d’amélioration continue :
Contexte : L’entreprise fictive souhaite encourager l’innovation et l’amélioration continue de ses processus et de ses produits.
Impact recherché : Instauration d’un programme d’amélioration continue avec la mise en œuvre d’au moins 10 initiatives d’amélioration au cours des trois prochains mois, ayant un impact mesurable sur la qualité, la productivité ou la satisfaction client.
Renforcement de la formation interne :
Contexte : L’entreprise fictive identifie un besoin de renforcer les compétences de ses employés pour améliorer leur performance et leur adaptabilité.
Impact recherché : Mise en place d’un programme de formation interne qui permet à 80 % des employés de suivre au moins une formation spécifique à leurs besoins au cours des six prochains mois, avec une évaluation positive de l’impact de la formation sur leurs compétences et leur performance.
Augmentation des ventes :
Contexte : L’entreprise fictive souhaite accroître ses revenus en améliorant ses efforts de vente et de marketing.
Impact recherché : Augmentation des ventes de 15 % au cours du prochain trimestre, en identifiant et en mettant en œuvre des stratégies de vente et de marketing plus efficaces, et en mesurant l’impact de ces actions sur les revenus générés.

Ces exemples démontrent comment l’Impact Meeting peut être utilisé pour définir des objectifs clairs et mesurables lors de réunions, en se concentrant sur les impacts attendus pour l’organisation. Cette approche permet de s’assurer que les réunions sont alignées sur les priorités de l’entreprise et qu’elles contribuent réellement à l’atteinte des objectifs fixés.

Exemples de contexte d’application de l’Impact Meeting

L’Impact Meeting peut être utilisé dans différents contextes, tels que :

L’élaboration d’une stratégie d’entreprise ou d’un plan d’action
La résolution de problèmes complexes ou la prise de décision
La gestion de projets et l’optimisation des processus
Le développement personnel et la formation des équipes
La gestion du changement et l’adaptation aux nouvelles contraintes

Les étapes de l’Impact Meeting

L’Impact Meeting se déroule en 10 étapes clés, qui permettent de structurer la réunion et de maximiser son efficacité :

Le sponsor de la réunion partage l’objectif haut niveau et pose un cadre à la réunion (respect des horaires, droit de quitter la réunion si non-contribution, etc.).
Chaque participant prend un post-it, dessine un rond au milieu et le découpe en deux.
La partie gauche du post-it représente l’intention, le désir, la motivation ou l’envie, tandis que la partie droite représente les impacts attendus. Par exemple, l’intention peut être d’améliorer la communication interne, et l’impact attendu pourrait être une meilleure collaboration entre les équipes et une augmentation de la productivité.

Pendant 30 secondes, chaque personne présente son sujet en expliquant la partie intention et la partie impact.
Trois colonnes sont dessinées : « À traiter », « En cours » et « Terminé ». La colonne « Terminé » représente l’impact attendu.
Les participants procèdent ensuite à une session de dot voting, en utilisant des feutres ou des gommettes pour voter pour les sujets qui leur semblent les plus importants.
Le sujet avec le plus de votes débute.
L’auteur du sujet rappelle les enjeux et l’impact pendant 7 minutes, et l’animateur et/ou le sponsor veille au respect du temps imparti. Le post-it passe alors dans la colonne « En cours ».
À la fin du temps imparti, deux options sont possibles : a. L’impact a été atteint, et les actions prises sont notées au dos du post-it. b. On accorde 5 minutes supplémentaires. Si, à l’issue de ce temps, rien n’a avancé, l’auteur du post-it devra traiter ce point en dehors de la réunion, car le sujet est trop flou, trop compliqué ou nécessite un point spécifique.
Le post-it passe dans la colonne « Terminé », et un nouveau post-it passe en cours en fonction des votes reçus.
Le cercle du milieu peut alors avoir une pastille verte pour montrer que c’est terminé et une croix rouge pour montrer que ce n’est pas traité.

Conclusion

L’Impact Meeting est une méthode de réunion novatrice qui permet aux entreprises de maximiser l’efficacité et les résultats de leurs réunions. En mettant l’accent sur l’impact recherché, elle favorise une meilleure compréhension des enjeux et oriente les actions vers des objectifs concrets. Les dirigeants, managers et facilitateurs peuvent ainsi optimiser leur temps, leurs ressources et la performance globale de leur organisation.

Sources :

Harvard Business Review, « Stop the Meeting Madness », https://hbr.org/2017/07/stop-the-meeting-madness
Forbes, « The True Cost Of Bad Meetings And How To Fix Them », https://www.forbes.com/sites/brianscudamore/2018/01/17/the-true-cost-of-bad-meetings-and-how-to-fix-them/?sh=5b5f5ed2d5a9
The New Yorker, « The Mental-Health Consequences of Overwork », https://www.newyorker.com/science/maria-konnikova/the-mental-health-consequences-of-overwork
Lean Coffee, « What is Lean Coffee? », http://leancoffee.org/
Agile Alliance, « Lean Coffee », https://www.agilealliance.org/glossary/lean-coffee/