Les problèmes sont nombreux en entreprise et dans toutes organisations quelles qu’elles soient.
Je vous propose ici 6 étapes pour résoudre tous vos problèmes dans vos organisations.
Cet atelier fonctionne très bien avec un groupe mais il donne aussi de très bons résultats à titre personnel.
Au-delà d’une méthode c’est ici une démarche de réflexion étape par étape pour soutenir une prise d’intention.
6 étapes pour résoudre vos problèmes.
Identifiez et verbalisez le problème.
Comme le disait Einstein dans une de ses citations « un problème sans solution est un problème mal posé »
Chez Insuffle nous prônons la réflexion collective sous différents aspects notamment l’intelligence collective.
Pour identifier le problème :
- Réunissez les personnes directement concernées par le problème que vous souhaitez résoudre.
- Partagez votre intention en tant que sponsor de cet atelier.
- N’essayez pas de trouver ou de proposer des solutions à ce moment de l’exercice. Pas de « moi j’avais pensé à … » « sans donner de solutions je pense que … » non 🙂
- Explicitez le problème que vous souhaitez résoudre. Le plus clairement possible. Avec des exemples et des faits concrets.
- Puis faites un tour de table pour que chaque participant ajoute des éléments ou qu’il reformule le problème.
- N’hésitez pas à rendre concret et tangible ce problème en le matérialisant sur un support physique (nous en reparlerons prochainement dans la facilitation graphique)
- Limitez vous dans le temps pour cet exercice mais laissez la possibilité à chacun de poser des questions.
- A ce stade, n’essayez surtout pas de proposer des actions ou des solutions, cela serait encore prématuré mais précisez que cela se fera plus tard.
Le problème doit vous paraître clair. N’hésitez pas à demander aux participants si c’est le cas, et dans le cas contraire, affinez d’avantage.
Décider de ce que vous ne voulez plus.
Une fois le problème clairement exposé. Connu et surtout reconnu de tous.
Posez-vous la question collectivement.
« Que ne voulons-nous plus dans cette situation ? »
« Que souhaitons-nous supprimer ? »
« Que faut-il arrêter de faire ? »
Encore une fois ne cherchez pas la solution.
Imaginons que tout soit au top ?
Une fois le problème connu, projetez-vous dans un futur proche en imaginant que ce problème n’existe plus et qu’au contraire tout soit au top !
Que voyez-vous concrètement ?
Que voient les autres ?
Que se passe-t-il de différent ?
Comment nous sentons-nous?
Vous pouvez décider d’afficher sur un mur ou une table les réponses de chacun.
Projetez-vous dans cet état désiré qui représente l’état dans lequel vous aimeriez être si tout allait bien une fois ce problème résolu. Mais un problème à la fois 🙂
Sélectionnez les intentions souhaitées
«Il faudrait que» «y a qu’à faut qu’on ».
Souvent, au cours des ateliers ou lors de réunions, j’entends ce type de phrases qui ne sont en fait que des intentions.
Lâchez-vous, c’est le moment.
Proposez des intentions.
« J’aimerais que »
« Ça serait bien que »
« Il faudrait plus de .. »
Ces intentions c’est ce que nous voulons, mais là encore, rien de concret.
Ici ce n’est pas le but et bon nombre de réunions se terminent ici, sans action concrète.
Choisissez des actions concrètes.
Qu’est-ce qu’une action concrète?
Une action qui permet de rendre explicite une intention, limitée dans le temps, avec un porteur et un véritable résultat attendu.
Il existe énormément de moyens de prendre des actions.
Si je ne devais en garder qu’une seule, ce serait l’approche QQOCQP :
Qui ?(qui sera le porteur et non le coupable de cette action)
Quoi ? (Que faut-il faire concrètement ? Quelque chose d’univoque !)
Où ? (Le lieu, qu’il soit virtuel ou physique)
Comment ? (Concrètement comment allez-vous répondre au Quoi ?)
Quand ? (Quand souhaitons-nous voir cette action se terminer ? Ou quand souhaitons-nous la réaliser ?)
Pourquoi ? (ici c’est votre intention, votre état désiré …)
Prenez une feuille A4, un paperboard ou un outil comme Draft.io pour répondre à toutes ces questions. Si vous n’y arrivez pas c’est que la solution n’est pas claire.
Suivez vos intentions et vos actions.
Retrouvez-vous régulièrement pour suivre vos actions et vérifier si elles doivent être modifiées.
Mieux vaut une bonne action qui résolve une partie de votre problème que 50 actions qui vont créer encore plus de problèmes.
Encore une fois, il ne s’agit là que d’une des approches possibles. Il en existe d’autres et je vous en partagerai certainement encore beaucoup d’autres. Ici, plutôt que de parler outils je parle étapes et démarches.
Un des outils que je vous propose est la matrice des solutions