Vous avez un sujet large. Un groupe motivé. Et aucune idée de quel sous-sujet va passionner qui. Au lieu de deviner et de construire un programme que la moitié trouvera hors-sujet, vous pouvez faire un choix radical : laisser les participants créer l’ordre du jour eux-mêmes.
C’est le principe du Forum Ouvert — ou Open Space Technology. Pas d’agenda préétabli. Pas de speakers imposés. Pas de slides. Juste un thème fédérateur, un cadre clair, et la confiance que le groupe sait ce dont il a besoin.
Ça fait peur à beaucoup de dirigeants. Et pourtant, c’est l’un des formats les plus puissants pour traiter des sujets complexes où personne n’a la réponse seul.
Fiche pratique
| Durée totale | Une demi-journée à 2 jours |
| Nombre de participants | 15 à 300+ personnes |
| Format des sessions | Ateliers auto-organisés de 30 à 90 min |
| Matériel | Un grand mur vierge (le “marché aux sessions”), des feuilles A3, des feutres, des chaises en cercle, plusieurs espaces de travail |
| Niveau de difficulté | Moyen pour le facilitateur (la posture est exigeante), facile pour les participants |
| Énergie du groupe | Haute — l’autonomie crée de l’engagement |
| Prérequis | Un thème qui compte vraiment pour les participants |
Pour qui ?
En séminaire d’entreprise (50+ personnes). Quand vous avez trop de sujets à traiter pour un programme classique. Le Forum Ouvert permet de couvrir 15, 20, 30 sujets en parallèle. Chaque participant travaille sur ce qui le concerne vraiment.
En transformation organisationnelle. Quand le CODIR a posé un cap mais que la mise en mouvement ne vient pas. Le Forum Ouvert donne la parole au terrain pour identifier les vrais blocages et les vraies envies — pas ceux que le management imagine.
En lancement de projet transverse. Quand plusieurs équipes doivent collaborer sans savoir encore comment. Le Forum Ouvert fait émerger les sujets d’interface, les zones de friction et les opportunités d’alliance.
En collectivité territoriale ou association. Pour consulter largement sans imposer un agenda descendant. Les citoyens ou les membres proposent eux-mêmes les thèmes de discussion.
En communauté de pratique. Pour un événement de type “unconference” où les praticiens partagent leurs retours d’expérience sur ce qu’ils vivent vraiment, pas sur ce qu’un comité de programme a sélectionné six mois avant.
Les 4 principes et la Loi des deux pieds
Le Forum Ouvert repose sur un cadre minimal mais non négociable. C’est ce cadre qui crée la liberté.
Principe 1 — Les personnes qui se présentent sont les bonnes personnes. Inutile de s’inquiéter de qui manque. Ceux qui sont là sont ceux qui ont l’énergie et l’intérêt pour faire avancer le sujet. Point.
Principe 2 — Ça commence quand ça commence. Pas la peine de forcer le démarrage. La créativité et les vraies conversations ne suivent pas un chronomètre. Quand le groupe est prêt, ça part.
Principe 3 — Ce qui arrive est la seule chose qui pouvait arriver. Lâchez le contrôle. Le résultat ne sera pas celui que vous aviez imaginé — il sera celui dont le groupe avait besoin. Souvent mieux que ce que vous auriez planifié.
Principe 4 — Quand c’est fini, c’est fini. Si une session dure 20 minutes au lieu de 60, c’est que le sujet est traité. Pas besoin de meubler. Si elle dure plus longtemps, c’est que la conversation le mérite.
La Loi des deux pieds. C’est la règle fondamentale. Si vous n’êtes ni en train d’apprendre ni en train de contribuer, utilisez vos deux pieds pour aller ailleurs. Pas de culpabilité, pas de permission à demander. Cette liberté de mouvement est ce qui garantit que chaque conversation reste vivante et utile.
Déroulé pas à pas
Avant le Forum
1. Définir le thème central. Un Forum Ouvert a besoin d’un thème suffisamment large pour générer de nombreuses sessions, mais suffisamment concret pour que les gens se sentent concernés.
Exemples qui marchent :
- “Comment devenir une organisation qui attire et garde ses talents ?”
- “Nos modes de fonctionnement dans 2 ans : qu’est-ce qu’on garde, qu’est-ce qu’on change ?”
- “Réinventer notre relation client : par où commencer ?”
Exemples qui ne marchent pas :
- “L’avenir de l’entreprise” (trop flou, personne ne sait par quel bout le prendre)
- “Mise en place du nouvel ERP” (trop technique, trop fermé)
- “Le bien-être au travail” (trop convenu, les gens diront ce qu’ils pensent qu’on attend d’eux)
2. Préparer l’espace. Vous avez besoin de :
- Un grand cercle de chaises pour l’ouverture (pas de tables, pas de rangées)
- Un mur vierge suffisamment grand pour afficher toutes les propositions de sessions (le “marché”)
- Plusieurs espaces séparés pour les sessions en parallèle (salles, coins, terrasse, couloir — tout fonctionne)
- Du papier kraft ou des feuilles A3 pour documenter chaque session
3. Préparer les supports. Pour chaque proposition de session, prévoyez une feuille pré-formatée avec : titre de la session, nom du proposant, créneau horaire, lieu. Les participants rempliront le reste.
Préparez aussi un modèle simple de compte-rendu par session : sujet traité, participants présents, idées clés, actions proposées.
L’ouverture (30 à 45 minutes)
C’est le moment le plus délicat pour le facilitateur. Et paradoxalement, c’est celui où il parle le moins.
Le cercle. Tout le monde est assis en cercle. Pas de table, pas de barrière physique. Le facilitateur est au centre, debout.
Le cadrage. Le facilitateur rappelle le thème, explique les 4 principes et la Loi des deux pieds. Il ne fait pas de discours. Il pose le cadre en 10 minutes maximum.
Le marché aux sessions. Le facilitateur invite quiconque a un sujet à cœur à se lever, venir au centre, écrire son sujet sur une feuille, l’annoncer à voix haute, et aller l’afficher sur le mur. C’est le moment où le silence peut durer. Laissez-le. Les premières personnes à se lever donnent le courage aux autres. En quelques minutes, le mur se remplit.
L’auto-organisation. Une fois toutes les propositions affichées, les participants circulent devant le mur, s’inscrivent aux sessions qui les intéressent, et le programme se construit sous leurs yeux. Le facilitateur aide uniquement à la logistique : répartir les salles, vérifier qu’il n’y a pas de collision de créneaux.
Les sessions (2h à une journée)
Chaque session est animée par la personne qui l’a proposée. Elle n’a pas besoin d’être experte — elle a juste besoin d’avoir une question qui la travaille.
Le proposant ouvre la conversation, facilite les échanges, et s’assure qu’un compte-rendu est rédigé. Ce compte-rendu est affiché sur un “mur de nouvelles” au fur et à mesure pour que tout le monde puisse suivre ce qui se passe dans les autres sessions.
Les participants circulent librement entre les sessions (Loi des deux pieds). Certains resteront une heure entière sur un sujet. D’autres feront trois sessions en une heure. Les deux comportements sont légitimes.
La clôture (30 à 45 minutes)
Retour en cercle. Le facilitateur invite chaque participant qui le souhaite à partager un mot, une découverte, un engagement. Pas de tour de table forcé — juste un espace ouvert pour ceux qui veulent exprimer quelque chose.
C’est souvent un moment fort. Les gens ont travaillé sur ce qu’ils avaient choisi, avec les personnes qu’ils avaient choisies. L’engagement est différent.
Les actes du Forum. L’ensemble des comptes-rendus est compilé et distribué à tous les participants dans les 24 heures. C’est la mémoire collective de l’événement. Sans ça, les conversations restent des conversations.
Le rôle du facilitateur : faire moins, pas plus
C’est contre-intuitif, mais le facilitateur d’un Forum Ouvert est celui qui intervient le moins. Son travail principal est de :
- Ouvrir l’espace (poser le cadre, les principes, la Loi des deux pieds)
- Tenir l’espace (être présent, disponible, sans diriger)
- Fermer l’espace (permettre la clôture)
Entre l’ouverture et la fermeture, il ne fait quasiment rien de visible. Il n’intervient pas dans les sessions. Il ne recadre pas les conversations. Il ne “facilite” pas au sens classique du terme.
C’est une posture de confiance radicale dans la capacité du groupe à s’auto-organiser. Si vous avez besoin de tout contrôler, le Forum Ouvert n’est pas pour vous.
Les erreurs qui tuent un Forum Ouvert
Imposer des sessions “obligatoires”. Le moment où vous ajoutez une session imposée par la direction, vous tuez le principe même du format. Si le sujet est important, il émergera naturellement. S’il n’émerge pas, c’est une information en soi.
Un thème trop mou. “Comment mieux travailler ensemble ?” ne mobilise personne. Le thème doit contenir une tension, un enjeu réel, quelque chose qui fait réagir.
Trop peu d’espace. Si vous avez 15 sessions en parallèle mais seulement 3 salles, le Forum ne fonctionnera pas. Prévoyez large : couloirs, terrasses, coins informels — tout compte.
Pas de compte-rendu. Sans trace écrite des sessions, tout s’évapore en 48 heures. Insistez là-dessus auprès des proposants. Fournissez un template simple.
Raccourcir la clôture. La tentation est de bâcler la fin parce que “tout le monde a hâte de partir”. La clôture en cercle est le moment où l’engagement se cristallise. Protégez-le.
Confondre Forum Ouvert et chaos. Le Forum Ouvert n’est pas “faites ce que vous voulez”. C’est un cadre précis (4 principes, Loi des deux pieds, rituels d’ouverture et de clôture) qui permet la liberté. Sans le cadre, ça ne marche pas.
Quand l’utiliser — et quand s’en passer
| Le Forum Ouvert est fait pour… | Passez votre chemin si… |
|---|---|
| Explorer un sujet complexe avec de multiples facettes | Vous avez un sujet unique et précis à trancher |
| Mobiliser un grand groupe (30+) sur un enjeu partagé | Le groupe est en dessous de 15 personnes (préférez un World Café) |
| Créer de l’appropriation et de l’engagement terrain | La direction a déjà décidé et veut juste “communiquer” |
| Faire émerger des sujets que le management ne voit pas | Le climat social est trop dégradé (les gens n’oseront pas proposer) |
| Lancer une dynamique de transformation | Vous avez besoin d’un livrable précis et formaté |
Variantes
Forum Ouvert d’une demi-journée (3h). Version compacte : ouverture 20 min, 2 créneaux de sessions de 45 min, clôture 20 min. Suffisant pour un groupe de 20-40 personnes avec 8-10 sujets.
Forum Ouvert sur deux jours. La version originale et la plus puissante. Le premier jour ouvre, explore, fait émerger. La nuit permet à la réflexion de décanter. Le deuxième jour converge et engage. Réservé aux enjeux stratégiques majeurs.
Forum Ouvert en ligne. Via des outils comme Zoom (breakout rooms) + un tableau partagé pour le marché aux sessions. Ça fonctionne avec un groupe discipliné, mais l’énergie de la Loi des deux pieds est nettement réduite quand “quitter une session” signifie cliquer sur un bouton au lieu de se lever physiquement.
Forum Ouvert hybride. Combiné avec un temps de convergence structuré en fin de journée : dot voting, matrice de priorisation, ou engagements individuels type “15% Solutions”.
Origine
Le Forum Ouvert a été inventé en 1985 par Harrison Owen, un consultant américain qui avait remarqué que les participants à ses conférences disaient systématiquement la même chose : “Les meilleurs moments, c’était les pauses café.”
Il a décidé de créer un format entier basé sur cette observation. Son livre Open Space Technology: A User’s Guide (1997) reste la référence. Le format a depuis été utilisé dans des contextes aussi variés que la reconstruction post-conflit en Afrique du Sud, la stratégie d’innovation chez des multinationales, et la concertation citoyenne dans des municipalités.
La philosophie d’Owen tient en une phrase : “Quand on donne aux gens la liberté et la responsabilité, ils font des choses remarquables.”
En résumé
Le Forum Ouvert est l’anti-réunion. Pas de PowerPoint, pas d’ordre du jour descendant, pas de temps de parole imposé. C’est le format qui fait le plus confiance au groupe — et c’est précisément pour ça qu’il produit des résultats que la planification ne peut pas atteindre.
Il demande du courage au commanditaire (accepter de ne pas maîtriser l’agenda) et de la discipline au facilitateur (résister à l’envie d’intervenir). Mais quand ces deux conditions sont réunies, ce qui émerge surprend toujours.
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