Combien de réunions commencent avec un ordre du jour que personne n’a lu, construit par une seule personne, et qui ne correspond qu’à moitié à ce que les participants ont besoin de traiter ?
Le Lean Coffee prend le problème à l’envers. Pas d’ordre du jour préparé. Les participants arrivent, proposent leurs sujets, votent, et la réunion se construit en temps réel autour de ce qui compte vraiment pour le groupe à cet instant.
C’est un format minimaliste, rapide à mettre en place, et redoutablement efficace pour les points d’équipe, les rétrospectives, les échanges entre pairs ou les réunions récurrentes qui tournent en rond.
Fiche pratique
| Durée totale | 30 à 60 minutes |
| Nombre de participants | 3 à 15 personnes |
| Matériel | Post-its, feutres, un tableau ou une table avec 3 colonnes (À discuter / En cours / Discuté), un timer |
| Niveau de difficulté | Très facile — aucune expérience de facilitation requise |
| Énergie du groupe | Modérée |
| Préparation nécessaire | Zéro |
Pour qui ?
Les équipes qui ont des points hebdo qui s’enlisent. Vous savez, ce créneau récurrent de 45 minutes où les 10 premières sont du bavardage, les 20 suivantes sont monopolisées par un sujet qui ne concerne que 2 personnes, et les 15 dernières sont une course contre la montre. Le Lean Coffee règle ça.
Les managers qui veulent donner la parole à leur équipe. Au lieu de décider seul de quoi on parle, vous laissez le groupe décider. C’est un acte de management participatif concret — pas juste un discours sur la collaboration.
Les communautés de pratique. Un groupe de facilitateurs, de managers, de développeurs qui se retrouvent régulièrement pour échanger. Le Lean Coffee évite le syndrome du “qui prépare la prochaine session ?” que personne ne veut assumer.
Les CODIR qui veulent un espace de parole libre. Un Lean Coffee de 30 minutes en fin de CODIR permet de traiter les sujets que personne n’ose mettre à l’ordre du jour officiel. C’est souvent là que les vrais enjeux remontent.
Les rétrospectives d’équipe. Alternative au format classique Start/Stop/Continue quand le groupe a besoin de plus de souplesse sur les sujets à aborder.
Pourquoi ça marche
Le groupe décide de ce qui est important. Pas le manager, pas l’organisateur, pas celui qui parle le plus fort. Le vote détermine l’ordre des sujets. C’est démocratique et ça évite les frustrations du “on n’a pas eu le temps de parler de mon sujet”.
Le timeboxing empêche l’enlisement. Chaque sujet a un temps limité. Quand le temps est écoulé, le groupe vote pour continuer ou passer au suivant. Plus de discussions de 40 minutes sur un sujet qui en méritait 10.
La préparation est nulle. Littéralement zéro. Personne ne doit préparer de slides, de document, d’ordre du jour. Les participants arrivent avec ce qu’ils ont en tête, et ça suffit. C’est ce qui rend le format soutenable sur la durée — semaine après semaine, sans essoufflement.
Le format est auto-régulé. Le mécanisme de vote continu (continuer / passer au suivant) crée un feedback permanent. Si un sujet intéresse le groupe, il continue. Sinon, on avance. Pas besoin d’un facilitateur autoritaire.
Déroulé pas à pas
1. Installer le tableau (2 minutes)
Trois colonnes sur un mur, un tableau blanc, ou simplement une table :
| À discuter | En cours | Discuté |
|---|
C’est tout. Pas besoin de plus.
2. Proposer les sujets (5 minutes)
Chaque participant écrit un sujet par post-it. Un mot-clé ou une phrase courte — pas un paragraphe. Le sujet peut être une question, un problème, une idée, une information à partager.
Exemples :
- “Retard projet X — on fait quoi ?”
- “Feedback sur le nouveau process de validation”
- “Idée : mutualiser nos outils entre équipes”
- “Qui reprend le dossier de Marie pendant son absence ?”
Chaque participant peut proposer autant de sujets qu’il veut. Généralement, 1 à 3 par personne.
Une fois les post-its écrits, chacun les colle dans la colonne “À discuter” en disant en une phrase de quoi il s’agit. Pas de justification, pas de pitch — juste une phrase.
3. Voter (2 minutes)
Chaque participant dispose de 2 à 3 votes (gommettes, points au feutre, ou simplement lever la main). Il les répartit sur les sujets qu’il souhaite voir traités en priorité. On peut mettre plusieurs votes sur le même sujet si c’est vraiment prioritaire.
Les sujets sont ensuite classés par nombre de votes. Le plus voté passe en premier.
4. Discuter (le cœur du format)
Le premier sujet passe dans la colonne “En cours”. La personne qui l’a proposé le présente en 30 secondes, puis la discussion s’ouvre.
Timer : 5 à 8 minutes par sujet. C’est court. C’est voulu. La contrainte de temps force la concision et empêche les digressions.
Quand le timer sonne : vote au pouce.
- 👍 Pouce en haut = “Je veux continuer, on n’a pas fini”
- 👎 Pouce en bas = “On a fait le tour, passons au suivant”
- 👊 Pouce horizontal = “Comme vous voulez”
Si la majorité veut continuer, on relance le timer pour 3 à 5 minutes supplémentaires. Sinon, le sujet passe dans “Discuté” et on prend le suivant.
On répète jusqu’à la fin du temps imparti. Si tous les sujets sont traités avant la fin, tant mieux — la réunion finit en avance. Si certains sujets ne sont pas traités, ils sont reportés à la prochaine session ou traités en bilatéral.
5. Clôturer (3 minutes)
Un rapide tour de ce qui a été décidé, des actions identifiées, et de qui fait quoi. Pas besoin de compte-rendu formel — les post-its dans “Discuté” avec une note d’action suffisent.
Les erreurs qui tuent un Lean Coffee
Laisser un sujet durer 20 minutes. Le timeboxing est le cœur du format. Sans lui, vous retombez dans une réunion classique. Soyez strict sur le timer — même si la conversation est intéressante. Le vote au pouce permet de prolonger intelligemment.
Trop de participants. Au-delà de 12-15 personnes, le Lean Coffee perd en intimité et en capacité d’expression. Si vous êtes plus nombreux, scindez en deux groupes parallèles ou passez sur un World Café.
Proposer des sujets trop larges. “La stratégie de l’entreprise” n’est pas un sujet de Lean Coffee. “Comment on priorise entre le projet A et le projet B ce mois-ci” oui. La spécificité des sujets conditionne la qualité des échanges.
Ne pas voter. Certains groupes sautent l’étape du vote pour “gagner du temps” et traitent les sujets dans l’ordre d’affichage. C’est une erreur : le vote est ce qui garantit que le groupe travaille sur ce qui lui importe vraiment, pas sur ce que le premier à avoir collé son post-it a proposé.
Pas d’action à la fin. Le Lean Coffee est un espace de discussion ET de décision. Si aucune action concrète ne sort de la réunion, les participants finiront par le percevoir comme un bavardage structuré. Notez systématiquement les décisions et les responsables sur les post-its.
Variantes
Lean Coffee silencieux. La phase de proposition se fait en silence : chacun écrit ses sujets, les colle, et le groupe lit en silence avant de voter. Utile quand certains participants ont tendance à influencer les autres dès la phase de proposition.
Lean Coffee stratégique. Version pour CODIR : les sujets sont limités à 3 catégories (opérationnel, stratégique, humain). Chaque participant doit proposer au moins un sujet stratégique. Ça force à sortir du quotidien.
Lean Coffee asynchrone. Les sujets sont proposés et votés la veille sur un outil partagé (Trello, Miro, Notion, un simple channel Slack). Le jour J, on passe directement à la discussion. Gain de temps : 7 minutes économisées.
Lean Coffee de rétrospective. En fin de sprint ou de projet, les sujets proposés sont des retours d’expérience : qu’est-ce qui a bien marché, qu’est-ce qui a coincé, qu’est-ce qu’on tente la prochaine fois. Même mécanique, mais orienté apprentissage.
Lean Coffee inversé. Au lieu de proposer ce qu’on veut discuter, chaque participant propose ce qu’il peut apporter aux autres (une expertise, un retour d’expérience, une ressource). Le groupe vote sur ce qu’il veut apprendre. Très efficace en communauté de pratique.
Quand l’utiliser — et quand s’en passer
| Le Lean Coffee est fait pour… | Passez votre chemin si… |
|---|---|
| Les réunions récurrentes d’équipe (hebdo, bi-mensuel) | Vous avez un seul sujet à traiter en profondeur |
| Les échanges entre pairs ou communautés de pratique | Le groupe dépasse 15 personnes |
| Les moments où “on ne sait pas trop de quoi on doit parler” | Vous avez besoin d’un livrable structuré en sortie |
| Les rétrospectives et bilans d’étape | Le sujet est sensible et nécessite un cadre plus protecteur |
| Donner la parole à ceux qui ne la prennent jamais | La réunion a un objectif de décision formelle (préférez un format de prise de décision structuré) |
Lean Coffee vs autres formats
| Lean Coffee | World Café | Réunion classique | |
|---|---|---|---|
| Taille du groupe | 3-15 | 12-200 | 2-30 |
| Préparation | Zéro | Questions + logistique | Ordre du jour + documents |
| Qui décide des sujets | Le groupe (vote) | Le facilitateur (questions) | L’organisateur |
| Durée | 30-60 min | 45 min – 1h30 | Variable (souvent trop long) |
| Type de résultat | Décisions + actions | Idées + perspectives croisées | Variable |
| Récurrence | Hebdo ou bi-mensuel | Ponctuel | Variable |
Origine
Le Lean Coffee a été inventé en 2009 à Seattle par Jim Benson et Jeremy Lightsmith. Leur point de départ : les meetups traditionnels avec un speaker et un public passif ne fonctionnaient pas. Ils voulaient un format où tout le monde contribue et où le contenu émerge du groupe.
Ils ont combiné deux principes du Lean : le kanban (le tableau à 3 colonnes) et le pull system (le groupe “tire” les sujets par le vote au lieu qu’on les “pousse”). Le nom “Lean Coffee” vient littéralement du fait que les premières sessions se tenaient dans un café de Seattle.
Depuis, le format s’est répandu dans des milliers d’équipes, d’entreprises et de communautés dans le monde. Sa force : il ne demande rien pour démarrer. Pas de formation, pas d’outil, pas de facilitateur expert. Juste des post-its et un timer.
En résumé
Le Lean Coffee est probablement le format le plus rentable en temps de préparation versus valeur produite. Zéro préparation, 30 minutes, et vous traitez les sujets qui comptent vraiment pour votre équipe — pas ceux qu’un manager a mis dans un ordre du jour la veille.
Si vous ne deviez retenir qu’une chose : le secret est dans le timeboxing et le vote au pouce. C’est ça qui transforme une réunion molle en espace de décision rapide. Testez-le une fois avec votre équipe. Si ça ne marche pas, vous aurez perdu 30 minutes. Si ça marche, vous aurez gagné toutes vos réunions à venir.
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