Guide complet : comment Réussir l’organisation de votre séminaire collaboratif

En tant que facilitateur expérimenté en intelligence collective, on me demande souvent : « Quelles sont les clés pour organiser un séminaire réellement collaboratif, qui dynamise les équipes et génère des idées innovantes ? »

C’est toute une démarche à mettre en oeuvre ! Dans cet article, je vous propose un guide complet en 8 étapes fondamentales. Suivez-le et votre prochain séminaire prendra une tout autre dimension.

Phase 1 : clarifier les intentions

Avant de se lancer tête baissée dans la préparation logistique, il est essentiel de clarifier ses intentions.

Je travaille toujours étroitement avec le client pour explorer les questions suivantes :

• Pourquoi souhaitez-vous organiser ce séminaire ? Quel est le besoin auquel il doit répondre ?
• Quel est l’objectif profond que vous poursuivez ? Les transformations attendues ?
• Comment saurez-vous que le séminaire a été une réussite ? À quoi cela ressemblera-t-il ?

Prendre le temps de sonder ses motivations permet de se relier à son intention pure. C’est elle qui portera le projet et le guidera aux moments charnières.

Une fois cet objectif existentiel clarifié, on peut définir des résultats concrets. Mais dans un premier temps, il s’agit de viser juste au niveau des aspirations profondes qui sous-tendent l’initiative.

Mon conseil : Ne sautez pas cette étape cruciale ! C’est la clé de voûte qui déterminera le succès du séminaire sur le long terme.

Phase 2 : constituer l’équipe de facilitation

(Si besoin)

La facilitation est un élément central de tout séminaire qui se veut réellement collaboratif. Yet elle requiert un ensemble de compétences rarement maîtrisées par une seule personne.

C’est pourquoi je recommande de constituer une équipe de facilitation complémentaire, pouvant endosser les rôles suivants :

• Le facilitateur principal : coordonne et anime les discussions de groupe
• L’accueil : prend soin des participants et veille à leur intégration
• Le maître du temps : rythme les sessions et gère le programme
• Le synthétiseur : capture et restitue les idées/conclusions clés
• Le gardien du processus : garant du cadre de collaboration et de l’alignement avec les intentions

Bien sûr, selon l’ampleur du séminaire, certains rôles peuvent être combinés ou une seule personne peut endosser cette casquette « multi-facettes ».

L’essentiel est de couvrir toutes ces fonctions, d’une manière ou d’une autre.

Mon conseil : Ne vous lancez pas seul en facilitation sur un gros séminaire ! Entourez-vous de talents complémentaires au sein d’une équipe dédiée.

Phase 3 : co-construire le programme

Sur la base des intentions clarifiées, l’étape suivante consiste à co-construire un programme sur-mesure pour le séminaire, avec l’apport des parties prenantes.

Plutôt que de définir tout le contenu moi-même en amont, je collabore étroitement avec le commanditaire et des représentants des participants pour concevoir ensemble une trame adaptée.

Nous déterminons :

• les thématiques et questions clés à aborder
• le fil rouge et la progression sur la durée du séminaire
• les formats de session privilégiés
• la place respective du contenu transmis et des activités participatives

Ce processus de co-création est essentiel pour produire un programme totalement en phase avec les attentes du public cible et les objectifs visés. Il crée également un engagement accru de toutes les personnes associées à cette élaboration collective.

Mon conseil : Co-construisez le déroulé avec les parties prenantes au lieu d’arriver avec un programme tout prêt. Vous gagnerez en pertinence et adhésion.

Phase 4 : choisir des formats d’interaction impactants

Une fois la structure d’ensemble définie, se pose la question cruciale du choix des activités et formats d’interaction.

Plutôt que d’enchaîner les présentations en solo, je puise dans un large éventail de formats participatifs stimulant la collaboration, la co-création et l’intelligence collective.

En voici quelques-uns particulièrement puissants :

• 1. 1-2-4-Tous (Liberating Structures) : réflexion individuelle, en binômes, en petits groupes, puis restitution collective
• 2. Conversation Café : discussions en tête à tête autour de tables, avec changements successifs d’interlocuteurs
• 3. Ateliers Open Space : les participants proposent eux-mêmes des thèmes de discussion et d’approfondissement
• 4. Bâtir sur les idées : chacun enrichit de manière itérative les propositions faites par les autres

Quel que soit le format retenu, l’enjeu est de permettre à toutes les voix de s’exprimer et à l’intelligence collective de s’exprimer.

Mon conseil : Multipliez les formats d’activités pour capter la richesse des échanges, au-delà du „sage sur scène“.

Phase 5 : configurer l’espace pour interagir

Le choix d’un lieu adapté est un autre élément clé, mais souvent négligé.

Idéalement, je recommande de trouver un espace modulable, qui puisse accueillir tant des sessions plénières que des travaux de groupes simultanés.

La configuration des chaises et des tables influençant grandement la dynamique relationnelle, je porte une attention particulière aux aspects suivants :

• Disposition en cercle pour voir tout le monde, même en grand groupe
• Flexibilité des configurations de salle entre les sessions
• Ilots pour le travail en petits groupes
• Espace informel pour les échanges de couloir

Un site hors les murs, immergé dans la nature, peut également favoriser la créativité et la cohésion du groupe.

Mon conseil : Ne vous contentez pas de salles de réunion standard. Trouvez un environnement inspirant la collaboration.

Phase 6 : briefing de l’équipe de facilitation

La préparation ne s’arrête pas au contenu et à la logistique ! Il est indispensable de réunir l’équipe de facilitation en amont pour un temps de briefing.

Lors de cette rencontre, nous effectuons un filage détaillé du programme, rôle par rôle, pour caler notre intervention et notre complémentarité aux différentes étapes.

Nous clarifions également les principes de notre posture de facilitateur et nous connectons ensemble à l’intention fondamentale du séminaire, comme une « mise en condition ».

Ce temps d’alignement et de coordination au sein de l’équipe est la garantie d’un accompagnement fluide et synchrone tout au long du séminaire.

Mon conseil : Réunissez vos facilitateurs pour une mise au point collective avant le jour J. C’est un facteur clé de réussite.

Phase 7 : lancement et facilitation du séminaire

Puis vient le temps de l’ouverture officielle et de la présentation du cadre général du séminaire par le facilitateur principal.

Les aspects clés à aborder :

• Rappel des intentions et du déroulé prévu
• Présentation des membres de l’équipe facilitatrice et de leurs rôles respectifs
• Partage des principes de collaboration et d’interaction en vigueur (ex. écoute mutuelle, bienveillance, droit à l’erreur…)
• Invitation à contribution pleine et entière de chacun, quel que soit son statut

Une activité brise-glace peut compléter utilement cette introduction pour permettre aux membres du groupe de faire connaissance de manière ludique.

Ensuite, place à la facilitation à proprement parler des différentes sessions au programme !

Pour chacune d’elle, je veille en tant que facilitateur principal à :

• Amorcer le sujet de manière engageante et mettre en place le format d’activité retenu
• Distribuer équitablement la parole et réguler les dynamiques de groupe
• Gérer le tempo tout en maintenant de la fluidité et du naturel
• Synthétiser les points clés et insights produits

Les autres membres de l’équipe me secondent en apportant un soutien logistique, en accueillant les participants en retard ou en renfort sur certaines activités spécifiques.

Grâce à notre complémentarité, les sessions s’enchaînent avec rythme et richesse d’échanges !

Mon conseil : Une facilitation experte change tout ! Entourez-vous et laissez l’intelligence collective opérer.

Phase 8 : évaluation et prolongement des dynamiques

La fin du séminaire n’est pas la fin de l’histoire !

Je conclus systématiquement par un temps d’évaluation participative, où chacun est invité à partager :

• Ce qu’il retient de plus marquant
• Ce qui l’inspire pour la suite
• Ses suggestions d’amélioration

Sous forme de tour de cercle, de mur de post-it ou par petits groupes, cette évaluation apporte des enseignements précieux pour de futurs séminaires.

Surtout, les horizons ouverts et les envies suscitées during ces quelques jours ne doivent pas retomber une fois les participants partis !

Aussi, je les accompagne pour traduire les prises de conscience et élans collectifs en actions concrètes :

• Formalisation d’un plan de mise en oeuvre des idées/projets élaborés
• Fourniture d’outils digitaux pour prolonger la collaboration à distance
• Coaching des responsables pour incarner les changements souhaités

Cette phase de suivi active est décisive pour transformer la rencontre ponctuelle d’un séminaire en nouvelles dynamiques sur le long terme au sein d’une organisation.

Mon conseil : Assurez un suivi actif pour concrétiser dans la durée le potentiel ouvert lors du séminaire.

Voilà les 8 incontournables pour garantir le succès d’un séminaire réellement collaboratif ! Ils sont le fruit de nombreuses années de pratique aux effets transformateurs que j’ai pu observer.

J’espère que ce guide complet vous sera utile pour votre propre organisation de séminaire et inspirera toute votre créativité. N’hésitez pas à m’en dire plus sur votre projet dans les commentaires.